Wir erklären dir hier, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du BENY nutzt, wofür wir das tun, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte du hast. Die Erklärung hat zwei Teile:

• Teil A – für Kundinnen und Kunden sowie Besucherinnen und Besucher der Website und App
• Teil B – Datenschutzhinweise für Partner (Art. 13 DSGVO)

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1. Verantwortlicher

Beny Now GmbH
Rheinpromenade 10, 40789 Monheim am Rhein
Telefon: wird ergänzt
E-Mail: privacy@benynow.com

2. Datenschutzbeauftragter

Du erreichst unseren Datenschutzbeauftragten unter:
wird ergänzt

3. Grundsätze

• Wir verarbeiten nur Daten, die wir für den jeweiligen Zweck brauchen.
• Unsere Server stehen in Deutschland (siehe Abschnitt A2). Backups liegen verschlüsselt ebenfalls in der EU; ein gelöschter Datensatz kann in einem Backup noch enthalten sein, bis es überschrieben ist (Abschnitt A21).
• Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
• Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien setzen wir nur mit deiner Einwilligung ein (siehe Cookie-Richtlinie).
• Schriftarten, Skripte und Karten laden wir von unseren eigenen Servern; auch Straßenkarten und Routen unseres Dienstleisters HERE erhält dein Gerät nur über unsere Server (Abschnitt A12). Zur Zahlung leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe weiter (Abschnitt A7); beim Zulassungsservice kann nach deiner Einwilligung das Formular eines externen Anbieters in einem eingebetteten Fenster geladen werden (Abschnitt A16).
• In dauerhaften Nachweisen (z. B. Einwilligungen, Widerrufe, Protokolle) speichern wir deine IP-Adresse nur gekürzt; die vollständige IP-Adresse steht nur in technischen Logs für höchstens 30 Tage.

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Teil A – Kundinnen und Kunden, Besucherinnen und Besucher

A1. Rolle von BENY und der Partner

BENY vermittelt Leistungen unabhängiger Partnerunternehmen (z. B. Werkstätten, Abschleppdienste, Kanzleien, Sachverständige, Fahrschulen, Zulassungsdienste, Händler).

• Für den Betrieb der Plattform, dein Konto, die Zahlungsabwicklung über die Plattform, beny coins und den Kundenservice ist BENY Verantwortlicher.
• Wenn du eine Leistung buchst, übermitteln wir die dafür nötigen Daten an das Partnerunternehmen. Ab dann ist das Partnerunternehmen für seine eigene Verarbeitung selbst verantwortlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir haben mit den Partnern vereinbart, dass sie diese Daten nur für die Durchführung deiner Buchung und ihre gesetzlichen Pflichten nutzen und nicht ohne eigene Rechtsgrundlage für Werbung außerhalb der Plattform.
• In einzelnen Fällen verarbeiten wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Partners (Art. 28 DSGVO): Termine, die der Partner selbst in seinem BENY-Kalender pflegt; Dokumente in der Ablage des Partners; beim Zulassungsservice der Identifikationsschritt für die elektronische Signatur; beim Abschleppdienst der Standort der Fahrerin oder des Fahrers; und in den Bereichen Rechtsberatung und MPU der gesamte Inhalt deiner Anfrage (Angaben, Unterlagen, Chatnachrichten) ab dem Moment, in dem du sie absendest. Verantwortlich ist dann der jeweilige Partner (Kanzlei, MPU-Beraterin oder -Berater, Verkehrspsychologin oder -psychologe); BENY speichert in diesen Bereichen in eigener Verantwortung nur dein Konto, den Bereich, den gewählten Partner, Termin, Status und Zeitstempel (Abschnitt A15).
• Für den BENY-Chat besteht keine gemeinsame Verantwortlichkeit: Für die Bereitstellung des Chats ist BENY verantwortlich, für die Inhalte, die ein Partner erhält, der Partner (Abschnitt A5); im Bereich Rechtsberatung/MPU ist der Chat Teil der Auftragsverarbeitung für den Partner.

A2. Hosting und Server-Logdateien

Unsere Website, App-Schnittstellen und Datenbanken werden bei wird ergänzt in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit wird ergänzt wird vor Inbetriebnahme abgeschlossen; erst danach werden Kundendaten dort verarbeitet.

Beim Aufruf unserer Website verarbeiten wir technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser- und Gerätetyp, Referrer, Statuscode. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und die Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen, Missbrauchs- und Rate-Limits) zu gewährleisten.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).
• Speicherdauer: Technische Logdateien löschen wir nach 30 Tagen. Nur wenn sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls nötig sind, bewahren wir die betroffenen Einträge bis zu dessen Abschluss auf.
• Logs werden so geschrieben, dass sie möglichst keine personenbezogenen Inhalte enthalten (Maskierung). Vollständige IP-Adressen stehen nur in diesen technischen Logs und in Zählern zur Missbrauchsabwehr (höchstens 30 Tage); in allen dauerhaften Datensätzen speichern wir IP-Adressen gekürzt (IPv4 auf 24 Bit, IPv6 auf 48 Bit).

A3. Kundenkonto

Für ein Konto brauchen wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ein Passwort bzw. einen Passkey. Optional kannst du Telefonnummer, Adresse, Fahrzeugdaten („Meine Fahrzeuge") und deine bevorzugte Sprache hinterlegen. Legst du ein Fahrzeug an, gehört das Kennzeichen zu den Pflichtangaben; du gibst es als freien Text ein, auch ein ausländisches. Meldest du dich mit „Mit Google anmelden" an, erhalten wir von Google deine bestätigte E-Mail-Adresse, deinen Namen und eine Kennung deines Google-Kontos; ein Passwort speichern wir dann nicht. Bei der Registrierung erhältst du eine dauerhafte Kundennummer (Format BENY-K-000000); sie ändert sich nicht und bleibt auch nach einer Löschung deines Kontos als Ordnungsmerkmal an den aufbewahrten Buchungs-, Beleg- und Buchhaltungsdaten.

• Zweck: Bereitstellung des Kontos und der Plattform, Buchungsübersicht, Dokumentenablage.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Du musst mindestens 18 Jahre alt sein, um ein Konto zu eröffnen. Das bestätigst du bei der Registrierung mit einem eigenen Häkchen; dein Geburtsdatum fragen wir dafür nicht ab.
• Passwörter speichern wir nur als sicheren Hash. Anmelde-Cookies sind technisch notwendig (siehe Cookie-Richtlinie).
• Konto löschen. Du kannst dein Konto in den Einstellungen löschen oder die Löschung bei uns beantragen (Abschnitt 4). Dabei geschieht Folgendes:
  • Sofort gelöscht oder überschrieben werden: dein Name (ersetzt durch „Gelöschtes Konto"), deine E-Mail-Adresse (ersetzt durch eine technische Adresse ohne Bezug zu dir), Passwort, Telefonnummer, Anschrift, Ort und gespeicherter Standort, gespeicherte Adressen, Geburtsdatum, Führerscheinnummer, Profilbild und Profiltext, Spracheinstellung und die Verknüpfung mit Google; deine Fahrzeuge unter „Meine Fahrzeuge" mit Fotos und Dokumenten; deine Anfragen an den Support mit Anhängen; dein Warenkorb und deine Merkliste im Shop; deine Benachrichtigungen; deine Geräte-Token und deine Anmeldungen auf allen Geräten. Den Text deiner eigenen Nachrichten im Auftrags-Chat ersetzen wir durch einen festen Hinweis; Fotos aus dem Chat und zu Aufträgen löschen wir, soweit der Auftrag nicht abgeschlossen ist. Fotos, Ergebnis und Bericht einer KI-Schadeneinschätzung löschen wir ebenfalls, außer solange dazu noch eine Anfrage offen ist oder eine Auswertung läuft (dann später, A21). Deine Bewertungen bleiben mit Sternen und Text sichtbar, aber ohne deinen Namen. In abgeschlossenen Datenschutzanfragen (A26) ersetzen wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Dein Konto wird deaktiviert. Den Inhalt interner Notizen, Telefonnotizen und Beschwerden zu deiner Person (A24), Begründungen im Risiko-Register sowie Titel und Beschreibung von Aufgaben ersetzen wir durch den Hinweis „Inhalt bei Anonymisierung entfernt"; im Versandprotokoll (A11) ersetzen wir Empfängeradresse und Betreff. Deine beny coins und ein vorhandenes BENY-Guthaben verfallen: Die coins werden ausgebucht, das Guthaben wird auf null gesetzt; eine Auszahlung gibt es nicht. Darauf weisen wir dich im Löschdialog hin, bevor du bestätigst. Ein Newsletter-Abonnement endet sofort, und deine Adresse kommt als nicht umkehrbarer Prüfwert auf unsere Sperrliste, damit du keinen Newsletter mehr erhältst.
  • Aufbewahrt werden – weiter mit deiner Kundennummer verknüpft, aber ohne deine Kontodaten: Buchungen und Bestellungen mit den darin enthaltenen Angaben (z. B. Anschriften, Fahrzeugdaten), ihre Zahlungsdaten und die Fotos abgeschlossener Aufträge; Rechnungen und Belege einschließlich der gespeicherten PDF-Dateien, der Einträge im Belegregister und im Finanzjournal (A25) – diese enthalten weiterhin die Angaben, die bei ihrer Ausstellung auf dem Beleg standen, zum Beispiel deinen Namen und deine Anschrift; Widerrufserklärungen; Nachweise über Einwilligungen und Erklärungen (A29); Datenschutzanfragen (A26); der Verlauf deiner coins; No-Show-Vorgänge sowie die Änderungs- und Zugriffsprotokolle unseres Backoffice. Rechtsgrundlage ist Art. 17 Abs. 3 lit. b und e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten; Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Wie lange wir diese Daten aufbewahren, steht in Abschnitt A21.
• Wann wir ein Konto noch nicht löschen können. Solange zu deinem Konto ein Vorgang offen ist, lehnen wir die Löschung zunächst ab; du erhältst dann den Hinweis, dass noch ein Vorgang offen ist, und wendest dich an unseren Kundenservice. Das Konto wird in diesem Fall weder gesperrt noch später automatisch gelöscht – du stellst den Antrag erneut, sobald der Vorgang erledigt ist. Offen ist ein Vorgang insbesondere, solange eine bezahlte Buchung weder abgeschlossen noch storniert ist, eine Erstattung in Bearbeitung ist, ein erklärter Widerruf noch bearbeitet wird, eine Beschwerde, ein Einspruch zu einer Rücksendung im Shop oder eine andere Datenschutzanfrage noch nicht erledigt ist oder eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Aufbewahrungssperre aus rechtlichen Gründen gesetzt hat (A21). Eine noch laufende Widerrufsfrist allein hindert die Löschung nicht.
• Noch nicht von der Kontolöschung erfasst sind derzeit: deine Anmerkung zu einem Paketangebot, Fotos und Texte zu Rücksendungen im Shop (A27), eine Nachweisdatei, die du zu einem Widerspruch gegen einen No-Show hochgeladen hast, der Text deiner Datenschutzanfragen und die bei einem Werbewiderspruch gespeicherte E-Mail-Adresse (A26), ältere Unterlagen aus Zulassungsvorgängen, soweit sie nicht schon nach A21 gelöscht wurden, sowie Anfragen an Kanzleien mit Unterlagen und Nachrichten (A15; dort ist die Kanzlei verantwortlich und kann berufsrechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet sein). Wir löschen sie auf deinen Antrag (Abschnitt 4), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Kein automatisches Löschen inaktiver Konten. Ein Konto, das du nicht nutzt, löschen oder anonymisieren wir derzeit nicht von uns aus.
• Gespeicherte Zahlungsmethoden liegen ausschließlich bei Stripe. Eine automatische Aufforderung an Stripe, sie bei der Löschung deines Kontos zu löschen, ist derzeit nicht eingerichtet; schreib uns, wenn du das wünschst (privacy@benynow.com).

A4. Buchungen, Anfragen und Vertragsdurchführung

Wenn du eine Leistung buchst oder anfragst, verarbeiten wir die Daten, die für die jeweilige Leistung nötig sind, zum Beispiel:

• Kontaktdaten, Termin, gebuchte Leistung, Preis und Zahlungsstatus,
• Fahrzeugdaten (z. B. Marke, Modell, Fahrzeugklasse, optional Kennzeichen oder FIN),
• Standort- und Einsatzdaten beim Abschleppdienst (Abholort, Zielort, Art der Panne),
• beim Mietwagen Abhol- und Rückgabezeitpunkt, Station, gebuchte Extras und die Höhe der Kaution (Abschnitt A17),
• Angaben und Dokumente, die du im Buchungsformular hochlädst,
• Statusverlauf der Buchung, Bestätigungen, Einwilligungen und deren Zeitstempel.

Diese Daten übermitteln wir an das von dir gewählte Partnerunternehmen. Dokumente werden für den Partner erst freigegeben, wenn die Buchung zustande gekommen ist (bei der Zulassung: nach Buchung und Zahlungsautorisierung). Fotos, die du einer Angebotsanfrage an eine Werkstatt beifügst, sieht die angefragte Werkstatt dagegen schon mit der Anfrage (A30). Stellst du in den Bereichen Rechtsberatung oder MPU eine Anfrage an einen weiteren Partner, übernehmen wir Unterlagen und Freitexte nicht; du gibst sie erneut ein.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Nachweisführung (z. B. Button-Klick, Widerruf, Einwilligung in den vorzeitigen Leistungsbeginn) zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.
• Speicherdauer: Buchungs-, Chat- und Ereignisdaten bewahren wir auf, solange dein Konto besteht und danach, solange wir sie für die Abwicklung, für gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder für die Klärung von Ansprüchen brauchen. Eine automatische Anonymisierung einzelner Buchungen nach einer festen Frist ist derzeit nicht eingerichtet; die Frist legen wir gerade fest (Abschnitt A21). Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen: Abschnitt A21.

A5. BENY-Chat

Über den BENY-Chat kannst du mit Partnern Nachrichten, Fotos und Dokumente austauschen. Wir speichern die Inhalte, um den Chat bereitzustellen, Buchungen nachvollziehbar zu machen und Missbrauch oder rechtswidrige Inhalte bearbeiten zu können (siehe Kontaktstellen nach dem DSA).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
• Für die Inhalte, die ein Partner über den Chat erhält, ist der Partner ab Empfang selbst verantwortlich. Im Bereich Rechtsberatung/MPU ist der Chat Teil der Anfrage und damit Verarbeitung des Partners (A15).
• Ein Filter für unzulässige Formulierungen kann Nachrichten zur Prüfung durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter markieren; er entfernt nichts.
• Mitarbeitende von BENY mit der Berechtigung für Aufträge können den Chat zu einem Auftrag einsehen, um Supportfälle, Beschwerden und Meldungen zu bearbeiten (Abschnitt A23). Eine technische Bindung dieses Zugriffs an einen einzelnen Supportfall gibt es derzeit nicht.
• Speicherdauer: wie Buchungsdaten (A4). Löschst du dein Konto, ersetzen wir den Text deiner eigenen Nachrichten im Auftrags-Chat durch einen festen Hinweis (A3).

A6. Check-in, Leistungsbestätigung und No-Show

Um nachzuweisen, dass ein Termin stattgefunden hat, nutzen wir einen Check-in (QR-Code beim Partner oder dein Termin-QR-Code).

Beim Check-in prüfen wir einmalig anhand deines Gerätestandorts, ob du dich am Standort des Partners befindest. Die Koordinaten werden nicht gespeichert und nicht an den Partner weitergegeben; wir speichern nur Zeitpunkt, Standort des Partners und Ergebnis der Prüfung (innerhalb/außerhalb) sowie die Genauigkeit der Ortung. Der Standort wird nur in dem Moment gelesen, in dem du den Check-in selbst startest. Eine Ortung im Hintergrund findet nicht statt.

Zum Schutz vor manipulierten Check-ins prüfen wir beim Check-in in der App außerdem, ob die Anfrage aus einer unveränderten BENY-App stammt (Geräte-Attestierung über die Plattformdienste von Apple bzw. Google); dabei werden keine Inhalts- oder Standortdaten übertragen.

Meldet ein Partner, dass du nicht erschienen bist, bestätigt das zunächst eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Partners. Wir informieren dich mit Begründung und Betrag, bevor eine Ausfallpauschale fällig wird, und du kannst innerhalb von 72 Stunden widersprechen; über deinen Widerspruch entscheidet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von BENY. Widersprichst du nicht, wird der No-Show nach Ablauf der 72 Stunden festgestellt; auch danach kannst du innerhalb von 14 Tagen widersprechen und eine Prüfung durch einen Menschen verlangen (Abschnitt A22).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung und Nachweis) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verhinderung von Missbrauch). Der Zugriff auf den Gerätestandort erfolgt nur, soweit er für den von dir ausgelösten Check-in unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Speicherdauer: No-Show-Einträge (Strikes) und Sperren löschen wir nach 12 Monaten; die Vorgangsdaten zu einem No-Show werden wie Buchungsdaten gespeichert (A4).

A7. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen auf BENY werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). BENY nimmt selbst keine Kundengelder entgegen.

Stripe handelt in zwei Rollen:

1. Als unser Auftragsverarbeiter, soweit Stripe Zahlungen für uns und die Partner abwickelt.
2. Als eigenständiger Verantwortlicher, soweit Stripe Daten für eigene Zwecke verarbeitet, insbesondere zur Betrugsprävention, zur Identitätsprüfung (KYC), zur Geldwäscheprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Zahlungsmittel-Daten (Kartendaten gibt Stripe nicht an uns weiter; wir sehen nur z. B. Kartentyp und die letzten vier Ziffern), Betrag, Transaktions-ID, Geräte- und Browserinformationen für die Betrugsprävention.

Bezahlseite von Stripe: Zur Zahlung leiten wir dich auf die Bezahlseite von Stripe weiter (Stripe Checkout); deine Zahlungsdaten gibst du dort ein, nicht auf unseren Seiten. Auf unseren eigenen Seiten laden wir kein Skript von Stripe. Mit der Weiterleitung erhält Stripe deine IP-Adresse und setzt auf seiner Seite eigene Cookies; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Die Bezahlseite bleibt bis zu 30 Minuten gültig, wenn du Guthaben oder coins einsetzt.

Zahlungsarten: Du kannst mit Kredit- oder Debitkarte, Apple Pay, Google Pay und Klarna bezahlen; PayPal bieten wir an, sobald es für BENY freigeschaltet ist. SEPA-Lastschrift bieten wir Kundinnen und Kunden nicht an. Je nach gewähltem Zahlungsmittel sind weitere Anbieter beteiligt (Apple, Google, Klarna, PayPal), die Daten teilweise in eigener Verantwortung verarbeiten.

Gespeicherte Zahlungsmittel: Wenn eine Buchung ohne Vorauszahlung erfolgt, kann dein Zahlungsmittel bei Stripe hinterlegt werden, damit eine fällige Ausfallpauschale einmalig je Vorfall belastet werden kann. Das geschieht nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung bei der Buchung. Die Kaution beim Mietwagen läuft nicht über Stripe (A17). BENY speichert selbst keine Kartendaten, sondern nur eine Referenz auf das bei Stripe hinterlegte Zahlungsmittel.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Betrugsprävention Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; gesetzliche Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Drittlandübermittlung: Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten. Grundlage ist ein Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln.

Offene Erstattungen und Beanstandungen: Kann eine Erstattung nicht automatisch ausgeführt werden, führen wir sie in einer Liste offener Erstattungen (Auftrag, Betrag, Grund, Stand), bis Mitarbeitende sie veranlasst haben. Dazu senden wir dir zwei E-Mails: eine, dass die Erstattung in Bearbeitung ist, und eine mit Betrag und Weg, sobald sie ausgeführt ist; beide stehen im Versandprotokoll (A11). Bei der Buchung und unter „Meine Aufträge" zeigen wir dir zu jeder Erstattung Betrag, Ziel (Karte, Guthaben oder beny coins) und Stand; die Referenz des Zahlungsdienstleisters und interne Begründungen zeigen wir dort nicht an. Beanstandest du eine Zahlung bei deiner Bank oder deinem Kartenanbieter (Rückbuchung), legen wir dazu einen Vorgang an: eine Vorgangsnummer, dein Konto, die Buchung, den Betrag, den von Stripe gemeldeten Grund als Kennzahl, den Stand und die Fristen des Verfahrens, das Ergebnis, die Gebühr des Zahlungsdienstleisters sowie interne Vermerke und die Entscheidung von BENY. Um die Zahlung zu belegen, können Mitarbeitende Nachweise hinterlegen und über Stripe bei deiner Bank einreichen (z. B. Buchungsbestätigung, Check-in, Zustellnachweis, Nachrichten zur Buchung); diese Dateien können Angaben zu dir enthalten. In deiner Kundenakte erscheint für die Dauer des Verfahrens automatisch ein Vermerk „Rückbuchung" ohne Wirkung auf dein Konto (A24); nach einem verlorenen Verfahren kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dein Konto mit Begründung sperren. Der betroffene Partner erfährt von uns die Buchung, den Betrag, den Grund und den Stand, aber keine weiteren Angaben zu dir. Solange das Verfahren offen oder zu deinen Gunsten entschieden ist, erstatten wir dieselbe Zahlung nicht zusätzlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (Abwicklung der Zahlung, Buchhaltung, Verteidigung gegen unberechtigte Rückbuchungen). Der Vorgang und die Nachweise bleiben auch nach der Löschung deines Kontos gespeichert; dabei entfernen wir nur den Text der internen Vermerke und der Entscheidungsbegründung (A3, A21).

A8. Rechnungen

Rechnungen für die Leistung des Partners stellen wir im Namen und für Rechnung des Partners aus. Für unsere eigene Servicegebühr stellen wir dir eine eigene Rechnung aus. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach den steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften auf (Abschnitt A21).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
• Gespeicherte Belege: Rufst du zu einem abgeschlossenen, bezahlten Auftrag den Beleg ab, erzeugen wir ihn einmal als PDF und speichern diese Datei unverändert mit einer Prüfsumme; sie wird danach nicht neu erzeugt. Der Beleg enthält deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, bei Leistungen mit Ortsbezug Abhol- und Zielort, den leistenden Partner (beim Abschleppdienst auch Name und Telefonnummer der Fahrerin oder des Fahrers), die Leistung und die Beträge. Einzelheiten zum Belegregister stehen in Abschnitt A25.
• Buchhaltung: Für die Buchhaltung erzeugen wir aus dem Belegregister Exportdateien im DATEV-Format, die wir an unsere Steuerberatung weitergeben (eigenständig verantwortlich, berufsrechtlicher Verschwiegenheit unterliegend). Eine direkte Übermittlung aus der Plattform an DATEV gibt es nicht.

A9. beny coins und Status-Level

Für das Vorteilsprogramm beny coins (in einigen Ansichten „Bonuspunkte" oder „Punkte") führen wir einen Verlauf deiner coins. Jede Bewegung wird als eigener Eintrag gespeichert: eine laufende Nummer, die Art (z. B. gutgeschrieben, eingelöst, zurückgebucht, Gutschrift oder Korrektur durch BENY, mit Kontolöschung beendet), die Zahl der coins und der Stand danach, die Regelversion und der Wert eines coins, der zugehörige Bereich und Auftrag, bei einer Erstattung deren Vorgang und der Zeitpunkt. Bucht eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter coins von Hand, speichern wir zusätzlich, wer das war, die Begründung und – ab einer festgelegten Menge – die Freigabe durch eine zweite Person. In deinem Konto siehst du davon Datum, Art, Zahl, Stand und den Auftrag; die interne Begründung und den Namen der Mitarbeitenden siehst du dort nicht. Außerdem verarbeiten wir deinen Status (Standard, Silver, Gold, Platinum), den wir aus der Zahl deiner abgeschlossenen Aufträge berechnen, und an jeder Buchung die Regelversion, mit der ihr Preis berechnet wurde. Solange du im Checkout coins oder BENY-Guthaben für eine Zahlung ausgewählt hast, speichern wir eine Reservierung dafür (höchstens rund 30 Minuten).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmebedingungen beny coins, AGB § 13); für die Nachvollziehbarkeit der Buchungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Du kannst der Nutzung deiner Daten für Werbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).
• Speicherdauer: Der Verlauf wird nicht geändert und nicht gelöscht, solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, wird der Bestand mit einem Abschlusseintrag ausgebucht; die früheren Einträge bleiben mit deiner Kundennummer gespeichert (A3). Eine Löschfrist für den Verlauf ist noch nicht festgelegt (A21).

A10. Bewertungen

Nach einer abgeschlossenen Buchung kannst du den Partner bewerten. Wir veröffentlichen Sterne, Teilkriterien, deinen Kommentar, das Datum und den Hinweis „Verifizierte Buchung" sowie deinen Vornamen mit dem Anfangsbuchstaben deines Nachnamens (z. B. „Nina E."); wahlweise erscheint stattdessen „Verifizierte:r Kund:in". Die Bewertung ist mit der Buchung verknüpft, damit wir die Echtheit nachweisen können. Ein Filter für unzulässige Formulierungen kann eine Bewertung zur Prüfung durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter markieren; entfernt wird nichts ohne menschliche Entscheidung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bewertungsfunktion als Teil der Plattformnutzung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Echtheit).
• Speicherdauer: Eine automatische Löschung von Bewertungen nach einer festen Frist ist derzeit nicht eingerichtet (A21). Löschst du dein Konto, entfernen wir die Angabe, wer die Bewertung verfasst hat (A3); den Text kannst du jederzeit selbst löschen.
• Einzelheiten: Bewertungsrichtlinie.

A11. Benachrichtigungen (E-Mail, SMS, Push, In-App)

Transaktionale Nachrichten (Buchungsbestätigung, Terminerinnerungen, Statusänderungen, Versand- und Zustellmeldungen im Shop, Mitteilungen über eine automatische Stornierung, Mitteilungen über eine Erstattung in Bearbeitung und ihren Abschluss, Widerrufsbestätigung, Sicherheitshinweise) senden wir per E-Mail und als Mitteilung in deinem Konto, weil sie für den Vertrag nötig sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). SMS und Push-Mitteilungen versenden wir derzeit nicht.

Versandprotokoll: Zu jeder E-Mail, die wir an dich als Kundin oder Kunde senden, speichern wir einen Protokolleintrag: Empfängeradresse, Art der Nachricht, verwendete Textvorlage und ihre Fassung, Betreff, den Vorgang, zu dem sie gehört (z. B. der Auftrag), den Stand (Versand versucht oder versandt), den Zeitpunkt und einen Prüfwert des Inhalts. Den Inhalt der E-Mail speichern wir nicht. Mitarbeitende mit Zugriff auf deine Kundenakte sehen dieses Protokoll (A23). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis, dass und wann wir dich informiert haben). Eine automatische Löschung des Protokolls ist derzeit nicht eingerichtet (A21).

Newsletter (Werbung per E-Mail): Unseren Newsletter senden wir nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).

• Anmeldung: bei der Registrierung, in deinem Profil, in der App oder über das Formular im Fußbereich der Website – auch ohne Konto. Das Häkchen ist nie vorausgewählt.
• Double-Opt-in: Nach der Anmeldung senden wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du die Seite hinter dem Link öffnest und dort die Anmeldung bestätigst, ist sie wirksam. Der Link ist 7 Tage gültig; wir erinnern dich einmal. Bestätigst du nicht, löschen wir die Anmeldung nach Ablauf dieser Frist automatisch.
• Nachweis: Wir speichern deine E-Mail-Adresse, die Zielgruppe (Kundin/Kunde oder Interessent), die Fassung des Einwilligungstexts, die Quelle der Anmeldung, den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung mit der jeweils gekürzten IP-Adresse sowie ein Protokoll der Ereignisse (angemeldet, bestätigt, abgemeldet). Eine Browserkennung speichern wir nicht.
• Abmeldung: über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail, über die Abmeldefunktion deines E-Mail-Programms, auf der Seite mit deinen Newsletter-Einstellungen oder in deinem Profil. Die Abmeldung gilt für deine E-Mail-Adresse insgesamt. Danach führen wir deine Adresse als nicht umkehrbaren Prüfwert auf einer Sperrliste, damit du keinen Newsletter mehr erhältst, bis du dich erneut anmeldest und bestätigst (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
• Kein Tracking: Unsere Newsletter enthalten keine Zählpixel und keine umgeleiteten Links. Wir messen nicht, ob du eine E-Mail öffnest oder einen Link anklickst; wir zählen je Ausgabe nur, wie viele E-Mails versandt wurden, fehlgeschlagen oder unzustellbar waren und wie viele Abmeldungen es gab.
• Auswahl der Empfängerinnen und Empfänger: Für einzelne Ausgaben können wir Empfängergruppen bilden nach Zielgruppe, nach dem Bereich, in dem du schon gebucht hast, nach dem Anfang deiner Postleitzahl, nach dem Datum deiner Registrierung und nach einem Thema. Weitere Merkmale verwenden wir dafür nicht.
• Versand: über unseren eigenen E-Mail-Versand, nicht über einen gesonderten Newsletter-Dienst.
• Speicherdauer des Nachweises: Der Eintrag mit deiner E-Mail-Adresse und dem Nachweis der Einwilligung bleibt auch nach einer Abmeldung und nach der Löschung deines Kontos gespeichert, damit wir die Einwilligung nachweisen können. Eine Löschfrist dafür ist noch nicht festgelegt (A21).

Partner erhalten für Werbung keine personenbezogenen Daten von uns. Absender und Verantwortlicher des Newsletters ist BENY.

Dienstleister:

• E-Mail: Brevo (Anbieter mit Sitz in der EU; Auftragsverarbeitung; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Liste der Unterauftragsverarbeiter werden vor Inbetriebnahme abgeschlossen bzw. ergänzt).
• Geräte-Token: Nutzt du unsere App, speichern wir ein Geräte-Token deines Geräts, damit Push-Mitteilungen technisch möglich sind; derzeit versenden wir keine. Das Token löschen wir, wenn du dich in der App abmeldest und wenn du dein Konto löschst (A3). Eine automatische Löschung nach einer Zeit ohne Nutzung ist derzeit nicht eingerichtet (A21).
• In-App-Mitteilungen bleiben in deinem Konto gespeichert; eine automatische Löschung nach einer festen Frist ist derzeit nicht eingerichtet (A21).

Empfehlungsprogramm: Ein Empfehlungsprogramm bieten wir derzeit nicht an. BENY verschickt keine Einladungs-E-Mails oder -SMS an Dritte und liest keine Adressbücher aus.

A12. Karten, Adresssuche und Routen

Für Adresseingabe und Umkreissuche nutzen wir ein eigenes Ortsverzeichnis (Postleitzahlen und Ortsnamen auf Grundlage von GeoNames, CC BY 4.0). Die Übersichtskarte (Kartenbibliothek und eigene Kartendaten auf Grundlage gemeinfreier Geodaten) und das Ortsverzeichnis liegen vollständig auf unseren eigenen Servern; Karte, Adresssuche und Entfernungsberechnung fragt dein Gerät ausschließlich bei BENY an.

HERE als Auftragsverarbeiter: Für Routen mit aktueller Verkehrslage (Entfernung und Anfahrtszeit, z. B. beim Abschleppdienst), für die Adresssuche zu einem Standort (Straße, Hausnummer und Postleitzahl zu Koordinaten), für Adressvorschläge während der Eingabe und für Straßenkarten (z. B. Abholort und Anfahrt beim Abschleppdienst, genaue Partneradresse nach der Buchung) setzen wir HERE Global B.V. (Eindhoven, Niederlande) als unseren Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO). HERE wird ausschließlich über unsere Server genutzt; dein Gerät stellt keine Verbindung zu HERE her. HERE erhält nur die für die jeweilige Anfrage nötigen Koordinaten (z. B. Abholort, Zielort, Standort des Abschleppfahrzeugs) und die angefragten Kartenausschnitte, aber weder deine IP-Adresse noch deinen Namen oder andere Konto- und Buchungsdaten. Routen- und Adressergebnisse speichern wir höchstens einen Tag zwischen, Kartenausschnitte (ohne Personenbezug) bis zu 7 Tage. Ist HERE nicht erreichbar, schätzen wir Entfernungen und Anfahrtszeiten auf Grundlage der Luftlinie und zeigen sie mit „ca.“ an; die Postleitzahl zu deinem Standort ermitteln wir dann aus unserem Ortsverzeichnis und kennzeichnen sie als „ungefähr“. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit HERE wird vor Inbetriebnahme abgeschlossen.

Adressvorschläge: Wenn du in ein Adressfeld tippst, sendet unser Server den eingegebenen Textteil (ab drei Zeichen) an HERE und erhält passende Adressvorschläge in Deutschland zurück. Wählst du einen Vorschlag, fragt unser Server mit der Kennung dieses Vorschlags die Koordinaten bei HERE ab. HERE erhält dabei nur den eingegebenen Text bzw. die Kennung des Vorschlags von unserem Server – nicht dein Konto, deine IP-Adresse oder Angaben zu deinem Gerät. Gib in Adressfelder deshalb nur Adressen ein. Ist HERE nicht erreichbar, schlagen wir Orte aus unserem eigenen Ortsverzeichnis vor.

Wenn du „Meinen Standort verwenden" wählst, fragt dein Gerät dich vorher um Erlaubnis; der Standort wird nur für die jeweilige Suche oder Buchung verwendet. Für die Mietwagensuche und die Liste der Fahrzeuge in deiner Nähe verwenden wir deinen Standort nur gerundet (auf etwa einen Kilometer). Bei der Pannenhilfe ermitteln wir aus deinem Standort eine Adresse und tragen sie in das Formular ein; du kannst sie vor dem Absenden ändern. Die Karte wird nur geladen, wenn sie für die gewählte Funktion nötig ist. Wir binden kein Google Maps ein. Nach einer Buchung kannst du die Anfahrt zum Partner auf Wunsch in Google Maps, Apple Karten oder Waze öffnen oder den Standort teilen; erst wenn du einen dieser Links anklickst, wird die Partneradresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt, und es gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Funktion für deine Buchung nötig ist; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

A13. Reichweitenmessung und Fehleranalyse

Reichweitenmessung: Derzeit setzen wir keine Reichweitenmessung und keine Statistik-Dienste ein – weder eigene (z. B. Matomo) noch die von Dritten. Führen wir eine ein, geschieht das nur mit deiner Einwilligung über das Einwilligungsbanner, und wir ergänzen diesen Abschnitt und die Cookie-Richtlinie vorher.

Fehleranalyse: Einen gesonderten Dienst zur Fehlerüberwachung setzen wir derzeit nicht ein. Technische Fehler stehen in den Server-Logs (Abschnitt A2).

Nicht gefundene Seiten: Rufst du eine Adresse auf, die es auf BENY nicht gibt, zählen wir den Pfad ohne angehängte Parameter, wie oft und wann er zuerst und zuletzt aufgerufen wurde und von welcher Website der letzte Aufruf kam (nur deren Domain). IP-Adresse und Browserkennung speichern wir dabei nicht; Bestandteile, die wie eine E-Mail-Adresse, ein Zugangscode oder eine lange Nummer aussehen, machen wir unkenntlich. Die Einträge löschen wir nach 90 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Auffinden fehlerhafter Links).

Marketing-Technologien (z. B. Werbepixel) setzen wir derzeit nicht ein; sollten wir das ändern, geschieht es nur mit deiner Einwilligung. Einzelheiten in der Cookie-Richtlinie.

A14. Hochgeladene Dateien

Hochgeladene Dateien können zusätzlich auf Schadsoftware geprüft werden. Bei Fotos entfernen wir vor dem Speichern Metadaten wie GPS-Position und Kameradaten (EXIF); JPEG- und PNG-Bilder speichern wir dafür neu ab. Bilder mit mehr als 50 Megapixeln nehmen wir nicht an. PDF-Dateien speichern wir unverändert. Dateien liegen in nicht öffentlichen Speichern in der EU und sind nur über kurzzeitig gültige, persönliche Links abrufbar. Erlaubte Formate: JPEG, PNG, WebP (bis 10 MB) und PDF (bis 20 MB).

Zusätzliche Verschlüsselung bestimmter Dateien: Einige besonders schutzwürdige Dateien speichern wir zusätzlich verschlüsselt (AES-256). Der Schlüssel dafür wird getrennt vom allgemeinen Schlüssel der Anwendung verwaltet; für jede Datei wird daraus ein eigener Schlüssel abgeleitet. Das gilt für:

• Dokumente und Chat-Anhänge von Anfragen in der Rechtsberatung,
• Unterlagen zu Zulassungsaufträgen und Zulassungsvorgängen (einschließlich des vorläufigen Zulassungsnachweises),
• die Unterlagen zu einer Anfrage an Sachverständige (deine Dateien und die der oder des Sachverständigen),
• die Dateien zu Datenschutzanfragen (Auskunftsdatei, Antwortschreiben),
• Personalunterlagen unserer Beschäftigten.

Diese Verschlüsselung schützt die Dateien auf dem Datenträger und in Dateisicherungen. Sie ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Bei einem berechtigten Abruf entschlüsselt unser Server die Datei. Nicht auf diese Weise verschlüsselt sind derzeit alle übrigen Dateien, insbesondere Fotos und Bericht der KI-Schadeneinschätzung, Fotos zu Aufträgen (z. B. zu einer Angebotsanfrage in der Werkstatt), Fotos zu Rücksendungen und No-Show-Vorgängen, Anhänge von Support-Anfragen und Nachrichten, Rechnungen und Belege sowie die Nachweise und Vertragsunterlagen der Partner (z. B. Vollmacht, SEPA-Mandat). Für sie gilt allein der im ersten Absatz beschriebene Schutz.

Dokumentenablage: Du kannst ein früher hochgeladenes Dokument für eine neue Buchung erneut verwenden. Das passiert nur, wenn du es bei der neuen Buchung ausdrücklich auswählst. In den Bereichen Rechtsberatung und MPU gibt es diese Funktion nicht: In der Rechtsberatung lädst du Unterlagen für jede Anfrage neu hoch oder gibst sie direkt beim Partner ab; im Bereich Führerschein & MPU gibt es derzeit keinen Upload (A18).

A15. Rechtsberatung und MPU: Verarbeitung im Auftrag des Partners

Anfragen an Kanzleien sowie an MPU-Beraterinnen und -Berater oder Verkehrspsychologinnen und -psychologen können besonders geschützte Daten enthalten: Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), z. B. MPU-Gutachten, Abstinenznachweise, medizinische oder psychologische Befunde, und Daten über Verkehrsverstöße und Straftaten (Art. 10 DSGVO), z. B. Punkte, Fahrerlaubnisentzug, Unterlagen zu Verkehrsstraf- und Bußgeldverfahren.

Dafür gilt:

• Verantwortlich für den Inhalt deiner Anfrage ist der von dir gewählte Partner – ab dem Moment, in dem du die Anfrage absendest. Das betrifft alle Formularangaben, Unterlagen, Chatnachrichten und Anhänge. BENY verarbeitet diese Inhalte ausschließlich als Auftragsverarbeiter des Partners (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und einer Vereinbarung zur Verschwiegenheit (§ 43e BRAO, § 203 StGB). Ein Partner kann in diesen Bereichen erst angefragt werden, wenn er diese Vereinbarungen abgeschlossen hat.
• In eigener Verantwortung speichert BENY in diesen Bereichen nur: dein Konto, den Bereich (Rechtsberatung oder Führerschein/MPU), den gewählten Partner, Termin, Status und Zeitstempel. Anliegen, Rechtsgebiet, Art des Verstoßes oder eine MPU-Kategorie halten wir nicht in eigenen Datensätzen zu deiner Person fest; sie sind Teil der Anfrage beim Partner.
• Rechtsgrundlagen: Für Daten über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten ist die Rechtsgrundlage Sache des verantwortlichen Partners (z. B. Mandatsverhältnis). Eine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und – bei Kanzleien – die Einwilligung nach § 43e Abs. 5 BRAO holt BENY im Namen des Partners ein; du kannst sie beim Partner oder über BENY für die Zukunft widerrufen.
• Datensparsamkeit: Es gibt keine Pflichtfelder zu Verstößen; Freitextfelder sind freiwillig („Bitte nur angeben, was die Kanzlei für die Ersteinschätzung braucht"). Angaben zur Gegenseite beschränken sich auf Name und Versicherer und sind freiwillig. Eine Anfrage kannst du auch ohne Unterlagen senden und diese direkt beim Partner abgeben.
• Zugriff und Schutz: Die Inhalte liegen in nicht öffentlichen Speichern; Dokumente und Chat-Anhänge der Rechtsberatung speichern wir zusätzlich verschlüsselt (A14). Zugriff hat nur der Partner, an den du die Anfrage gerichtet hast. In der Kundenakte und im Verlauf, den BENY-Mitarbeitende sehen (A23), werden die Inhalte dieser Anfragen nicht angezeigt. Einen besonderen Notfallzugang zu diesen Inhalten gibt es derzeit nicht.
• Auf Unterlagen und Nachrichten in diesen Bereichen wenden wir keine KI-Verarbeitung an. Wir nutzen diese Daten nicht für Werbung.
• Löschung der Dateien (Rechtsberatung): Dokumente und Chat-Anhänge einer Anfrage in der Rechtsberatung löschen wir 90 Tage, nachdem die Anfrage abgeschlossen oder beendet wurde (z. B. erledigt, abgelehnt, zurückgezogen oder abgelaufen); die Frist zählt ab der letzten Änderung an der abgeschlossenen Anfrage. Das geschieht nicht vollautomatisch: Nach Ablauf der Frist schlägt das System die Dateien zur Löschung vor, zwei Mitarbeitende geben die Löschung frei, und erst danach wird sie ausgeführt. Besteht eine Aufbewahrungssperre oder ist zu deinem Konto ein Vorgang offen, wird nicht gelöscht (A21). Gelöscht werden die Dateien; der Eintrag zum Dokument bleibt ohne Datei mit dem Vermerk „Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht" bestehen.
• Kein Hinweis vor der Löschung: Einen Hinweis zum Herunterladen vor der Löschung versenden wir nicht. Bitte bewahre deine Unterlagen selbst auf; der Partner führt seine eigene Akte außerhalb von BENY (bei Kanzleien die Handakte nach § 50 BRAO). Gelöscht wird nur die bei BENY gespeicherte Kopie; Aufbewahrungspflichten des Partners bleiben unberührt.
• Angaben und Nachrichtentexte: Für deine Formularangaben und die Texte der Chatnachrichten ist noch kein eigener Löschablauf eingerichtet; vorgesehen sind dieselben Fristen (90 Tage in der Rechtsberatung, 30 Tage bei MPU). Bis dahin löschen wir sie auf Weisung des Partners oder auf deinen Antrag (Abschnitt 4).
• Führerschein & MPU: In diesem Bereich erhebt BENY derzeit keine Unterlagen; eine Upload-Funktion gibt es dort nicht (A18). Unterlagen wie ein MPU-Gutachten oder Abstinenznachweise gibst du direkt beim Partner ab.
• Stellst du eine Anfrage an einen weiteren Partner, werden Unterlagen und Freitexte nicht übernommen.
• Deine Rechte (Abschnitt 4) machst du gegenüber dem Partner geltend; Anfragen, die bei BENY eingehen, leiten wir an den Partner weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.
• Für diese Verarbeitungen wird vor dem Start eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt (Art. 35 DSGVO).

A16. Zulassungsservice

Für Zulassungsaufträge verarbeiten wir Fahrzeug- und Halterdaten, Dokumente (z. B. Zulassungsbescheinigung, eVB, bei Bedarf eine Ausweiskopie) und – beim digitalen Weg – eine Vollmacht mit qualifizierter elektronischer Signatur über einen Vertrauensdiensteanbieter mit Sitz in der EU. Der Identifikationsschritt für die Signatur ist Teil der Leistung des Zulassungspartners; BENY handelt dabei als dessen Auftragsverarbeiter, der Vertrauensdiensteanbieter für die Identitätsprüfung als eigener Verantwortlicher (eIDAS).

• Eine Ausweiskopie verlangen wir nur, wenn der Partner sie für das Behördenverfahren benötigt. Wir weisen dich darauf hin, nicht benötigte Angaben zu schwärzen, und versehen die Datei mit dem Vermerk „Kopie – nur zur Zulassung bei [Partner]".
• Sicherheitscodes der Zulassungsbescheinigungen und Plaketten speichern und protokollieren wir nicht. Sie werden nur im Moment der Antragstellung verwendet.
• Unterlagen und Ausdrucke löschen wir 30 Tage, nachdem der Vorgang abgeschlossen oder beendet wurde; bei einem Auftrag an einen Zulassungspartner geschieht das nach Freigabe durch Mitarbeitende (A21). Vom Signaturvorgang behalten wir nur Nachweisdaten (Prüfsumme, Zeitpunkt, Anbieterreferenz); die Frist dafür wird festgelegt (A21).
• Werden Unterlagen oder Kennzeichen versendet, erhält der Zulassungspartner deine Adresse und gibt sie an den Versanddienstleister weiter, den er beauftragt; E-Mail oder Telefonnummer nur, wenn du der Benachrichtigung durch den Versanddienstleister im Checkout zugestimmt hast oder die gewählte Zustellart sie erfordert.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Übermittlung an Behörden über den Partner zusätzlich deine ausdrückliche Einwilligung, soweit das Zulassungsrecht sie verlangt.
• Zuständige Behörde und Weiterleitung: Die zuständige Zulassungsbehörde ermitteln wir aus der Postleitzahl deines Wohnsitzes bzw. Firmensitzes, nicht aus deinem Standort. Bereitest du einen Vorgang für den Online-Dienst der Behörde vor, speichern wir deine Angaben verschlüsselt in deinem Konto, damit du sie prüfen und dort eingeben kannst. An die Behörde übermitteln wir nichts; den Antrag stellst du selbst.
• Externe Anbieter: Wählst du einen externen Zulassungsanbieter, übermitteln wir nur die für den Vorgang nötigen Angaben und Unterlagen und erst nach deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO). Vorher zeigen wir dir Empfänger, Zweck, Daten, Unterlagen, Gebühren, Speicherdauer sowie Bedingungen und Datenschutzhinweise des Anbieters. Der Anbieter verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher. Setzt du den Vorgang beim Anbieter fort, kann dessen Formular in einem eingebetteten Fenster auf unserer Seite geladen werden; dabei erhält der Anbieter deine IP-Adresse und kann in seinem Fenster eigene Cookies setzen (Cookie-Richtlinie). Deine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Den Nachweis der Einwilligung (Zeitpunkt, Inhalt, gekürzte IP-Adresse) speichern wir bis drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs.
• Identifizierung: Ist eine Identifizierung nötig, erfolgt sie bei der Behörde oder beim Anbieter. Wir speichern nur das Ergebnis (bestanden oder nicht bestanden, Verfahren, Referenz, Zeitpunkt), niemals deine PIN oder ein Ausweisbild.
• Vorläufiger Zulassungsnachweis: Stellt der Anbieter einen vorläufigen Nachweis aus, speichern wir die Datei, damit du sie in deinem Konto abrufen kannst, und löschen sie 30 Tage nach Ablauf ihrer Gültigkeit bzw. nach Abschluss des Vorgangs.

A17. Mietwagen

Bei einer Anmietung verarbeiten wir zusätzlich Abhol- und Rückgabezeitpunkt, Station, gebuchte Extras und die Höhe der Kaution. Übergabe- und Rückgabeprotokolle erstellen Vermieter und du vor Ort; über BENY werden sie nicht gespeichert.

• Deinen Führerschein prüft der Partner bei der Übergabe im Original. Bei der Buchung fragen wir keine Führerscheindaten ab. Hinterlegst du freiwillig deine Führerscheinnummer in deinem Profil, speichern wir sie in deinem Konto; du kannst sie dort jederzeit entfernen. Scans des Führerscheins speichern wir nicht; eine Online-Prüfung durch einen Dienstleister findet nicht statt.
• Die Kaution hinterlegst du bei der Abholung direkt beim Vermieter; sie läuft nicht über BENY oder Stripe.
• Schäden klärst du direkt mit dem Vermieter; eine Schadensmeldung über BENY gibt es nicht. Wendest du dich an unseren Kundenservice, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Speicherdauer: wie Buchungsdaten (A4).

A18. Minderjährige und Fahrschule

Ein BENY-Konto können nur volljährige Personen eröffnen. Bei Fahrschulbuchungen für Minderjährige (z. B. Mofa, AM, B17) bucht eine erziehungsberechtigte Person. Wir fragen dafür das Geburtsdatum der teilnehmenden Person ab und speichern ihre Daten getrennt vom Konto der buchenden Person. Für Teilnehmende unter 18 Jahren zeigen wir vor der ersten Anfrage einen kurzen, verständlichen Hinweis „Was passiert mit deinen Daten?".

• Keine Unterlagen bei BENY: Im Bereich Führerschein & MPU erhebt BENY derzeit keine Unterlagen; eine Upload-Funktion gibt es dort nicht. Sehtest, Erste-Hilfe-Bescheinigung, Ausweis und Passfoto gibst du direkt bei der Fahrschule oder der Behörde ab. Im Vorgang wird nur vermerkt, welche Unterlage angefordert wurde.
• Führen wir später einen Upload ein, ergänzen wir diesen Abschnitt vorher. Für diesen Fall ist bereits festgelegt, dass solche Unterlagen 30 Tage nach Abschluss oder Stornierung der Buchung gelöscht werden (A21).

A19. Künstliche Intelligenz

Auf BENY ist derzeit eine KI-Funktion aktiv: die kostenpflichtige KI-Schadeneinschätzung im Bereich Gutachten. Sie ist ein eigenes Angebot von BENY; BENY ist dafür Verantwortlicher. Alle anderen Funktionen (z. B. Dokumentenprüfung, Hilfe-Chat) arbeiten ohne KI.

• Zweck: unverbindliche Grobeinschätzung eines Fahrzeugschadens anhand deiner Fotos (erkannte Schäden, Schadenskategorie, geschätzte Reparaturkosten als Spanne, erkannte Fahrzeugmarke und -modell).
• Welche Daten: Wir übermitteln nur die Schadensfotos, die du hochlädst, und eine feste Arbeitsanweisung. Name, Kontaktdaten sowie deine Angaben zu Fahrzeug, Kennzeichen, Schadenshergang und Standort übermitteln wir nicht. Metadaten wie Aufnahmezeit, Kameramodell oder GPS-Position entfernen wir schon beim Hochladen (Abschnitt A14); der Anbieter erhält nur die bereinigten Fotos. Ist ein Kennzeichen auf einem Foto zu sehen, kann die KI es erkennen; es wird dann mit dem Ergebnis gespeichert.
• Anbieter: Die Auswertung erfolgt über die Gemini API von Google. Startet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von BENY eine Auswertung erneut und ist die Gemini API dafür nicht verfügbar, kann ersatzweise die Claude API von Anthropic genutzt werden. Die Anbieter verarbeiten die Daten auf ihren Servern; eine Verarbeitung ausschließlich in der EU ist dabei nicht festgelegt, sodass eine Übermittlung in Drittländer, insbesondere die USA, möglich ist.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über die KI-Schadeneinschätzung, die du bestellst).
• Bericht als PDF: Ist die Auswertung fertig, erstellen wir daraus einen Bericht als PDF. Er enthält das Ergebnis, den Hinweis zur Unverbindlichkeit und verkleinerte Kopien deiner Fotos (höchstens zwölf). Wir senden dir den Bericht per E-Mail – als Anhang, wenn die Datei höchstens 5 MB groß ist, sonst mit einem Link, den du nur angemeldet öffnen kannst. In deinem Konto kannst du ihn unter „Meine Aufträge" und beim Ergebnis über „Bericht herunterladen" abrufen. Den Bericht geben wir nur an dich heraus; die Kopie in deinem E-Mail-Postfach können wir nicht löschen.
• Sachverständige: Fragst du danach über BENY Sachverständige zu dieser Einschätzung an, sehen diese das Ergebnis und deine Fotos (Abschnitt A4), nicht aber den PDF-Bericht.
• Speicherdauer: Fotos, Ergebnis und den PDF-Bericht löschen wir drei Jahre nach Vertragsende. Vertragsende ist das Ende der Auswertung oder – wenn später – die letzte Änderung an einer damit verbundenen Anfrage oder Buchung bei Sachverständigen; solange eine solche Anfrage oder Buchung offen ist, löschen wir nichts. Fotos, die du hochgeladen, aber weder bezahlt noch für eine Anfrage genutzt hast, löschen wir nach 30 Tagen. Buchhaltungsdaten (z. B. Rechnung und Zahlung) bewahren wir nach Abschnitt A21 auf.
• Selbst löschen: Über „Fotos und Ergebnis löschen" kannst du Fotos, Ergebnis und Bericht jederzeit früher löschen – außer solange die Auswertung läuft oder eine Anfrage an Sachverständige offen ist.
• Nachweis: Deine Erklärung, dass die Auswertung sofort nach der Zahlung beginnen soll (§ 356 Abs. 4 BGB), speichern wir mit Zeitpunkt und bestätigen sie dir per E-Mail.
• Keine automatisierte Entscheidung: Das Ergebnis wird automatisch erstellt und dir ohne vorherige Prüfung durch einen Menschen angezeigt. Es ist eine unverbindliche Information und keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für dich (Art. 22 DSGVO); ob du Sachverständige beauftragst, entscheidest du selbst. Kann die Auswertung nicht erstellt werden, erstatten wir den Preis automatisch.
• Ausnahme für MPU und Rechtsberatung: Unterlagen und Nachrichten aus den Bereichen Rechtsberatung und MPU verarbeiten wir nicht mit KI.
• Kennzeichnung: Vor der Bestellung und beim Ergebnis weisen wir darauf hin, dass es sich um eine automatisiert erstellte, unverbindliche Ersteinschätzung handelt. Einzelheiten regeln die KI-Hinweise.
• Fragen: privacy@benynow.com.

A20. Empfänger im Überblick

• Partnerunternehmen, die du buchst (eigene Verantwortliche; in den Bereichen Rechtsberatung/MPU Verantwortliche für den Inhalt deiner Anfrage)
• Stripe (Zahlungsabwicklung; teils eigener Verantwortlicher) und je nach Zahlungsart Apple, Google, Klarna, PayPal
• wird ergänzt (Rechenzentrum in Deutschland; Auftragsverarbeiter, Vertrag vor Inbetriebnahme)
• E-Mail: Brevo (EU; Auftragsverarbeiter)
• Routen, Verkehrslage, Adressvorschläge bei der Eingabe, Adresssuche zu Koordinaten und Straßenkarten: HERE Global B.V. (Niederlande; Auftragsverarbeiter; nur über unsere Server)
• Versicherungspartner, die du für einen Beratungstermin auswählst (eigene Verantwortliche; nur nach deiner Einwilligung, A30)
• Videodienste, die ein Partner für einen Videotermin auswählt (eigene Verantwortliche bzw. Dienstleister des Partners; BENY übermittelt dorthin nichts, du öffnest den Link selbst)
• Google (nur wenn du „Mit Google anmelden" nutzt; eigener Verantwortlicher für dein Google-Konto)
• Versand: die Paketdienste, die der Händler im Shop oder der Zulassungspartner beauftragt (eigene Verantwortliche); BENY übermittelt selbst keine Daten an Paketdienste
• Vertrauensdiensteanbieter für qualifizierte elektronische Signaturen (Zulassung; EU; eigener Verantwortlicher für die Identitätsprüfung)
• Externe Zulassungsanbieter, die du auswählst (eigene Verantwortliche; nur nach deiner Einwilligung)
• Unsere Steuerberatung (eigener Verantwortlicher; erhält Exportdateien im DATEV-Format)
• KI-Schadeneinschätzung: wird ergänzt (Gemini API von Google) und ersatzweise Anthropic (Claude API); Übermittlung in Drittländer möglich (Abschnitt A19)
• Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Wir setzen keine Auskunftei und keinen externen Ticket-Dienst ein.

A21. Speicherdauer

Wir unterscheiden hier offen zwischen dem, was heute schon gelöscht wird – automatisch oder nach Freigabe durch Mitarbeitende –, und dem, wofür ein Ablauf noch nicht eingerichtet ist. Unser Löschkonzept wird schrittweise eingerichtet: Für jede Datenart gibt es eine Regel mit Frist und Rechtsgrundlage; eine Regel wird erst angewendet, wenn sie festgelegt und veröffentlicht ist, und jede Löschung nach diesem Regelwerk wird vorher von Mitarbeitenden freigegeben.

1. Das wird heute gelöscht

Automatisch, ohne Freigabe im Einzelfall:

Nach Freigabe durch Mitarbeitende: Für die folgenden Daten ist die Regel festgelegt und veröffentlicht. Die Löschung läuft hier nicht vollautomatisch: Nach Ablauf der Frist schlägt das System die betroffenen Daten täglich zur Löschung vor; zwei Mitarbeitende geben die Löschung frei, und erst danach wird sie ausgeführt. Zwischen dem Ablauf der Frist und der Löschung kann deshalb etwas Zeit liegen. Die Frist zählt ab der letzten Änderung am abgeschlossenen Vorgang; wird er später noch einmal geändert, beginnt sie neu. Einen Hinweis vor der Löschung versenden wir nicht – bitte bewahre eigene Kopien deiner Unterlagen auf.

Alle Löschungen dieses Abschnitts setzen wir aus, solange zu deinem Konto ein Vorgang offen ist (z. B. eine Erstattung, ein Widerruf, eine Beschwerde, eine Datenschutzanfrage oder eine laufende Widerrufsfrist) oder eine Aufbewahrungssperre für dein Konto, den Auftrag oder den Vorgang besteht.

2. Das löschst du selbst oder wir auf deinen Antrag

3. Dafür ist ein automatischer Ablauf noch nicht eingerichtet

Für die folgenden Daten haben wir die Aufbewahrungsfrist festgelegt; der automatische Ablauf, der sie nach dieser Frist löscht, anonymisiert oder einschränkt, ist aber noch nicht eingerichtet. Bis dahin bleiben die Daten gespeichert, und wir löschen auf deinen Antrag (Abschnitt 4), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Aufbewahrungssperre: Müssen bestimmte Daten wegen eines Rechtsstreits, einer behördlichen Anfrage oder eines offenen Vorgangs vorübergehend erhalten bleiben, setzen Mitarbeitende eine Aufbewahrungssperre für ein Konto, einen Auftrag oder einen Beleg – mit Begründung und Enddatum oder Prüftermin. Solange sie besteht, wird nichts davon gelöscht, auch nicht auf deinen Antrag (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Einschränkung als Zwischenstufe: Für Belege an Kundinnen und Kunden ist vorgesehen, sie nach Ablauf der Zeit, in der wir sie für die laufende Bearbeitung brauchen, nur noch eingeschränkt zugänglich zu halten: Sie sind dann für die meisten Mitarbeitenden nicht mehr sichtbar und nur noch für die Buchhaltung und den Datenschutz abrufbar, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet (Art. 18 DSGVO). Diese Stufe ist technisch vorhanden, die Regel dazu aber noch nicht in Kraft.

A22. Automatisiert vorbereitete Entscheidungen und dein Recht auf Prüfung

Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für dich treffen wir nicht ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO). Einige Abläufe werden vom System vorbereitet; in jedem Fall stehen dir Information, Widerspruch und die Prüfung durch einen Menschen offen:

• No-Show: Ein No-Show wird von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter des Partners bestätigt. Du wirst mit Begründung und Betrag informiert, bevor etwas berechnet wird, und kannst innerhalb von 72 Stunden widersprechen; dann entscheidet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von BENY. Ohne Widerspruch wird der No-Show nach 72 Stunden festgestellt. Auch danach kannst du innerhalb von 14 Tagen widersprechen; ist dein Widerspruch berechtigt, wird die Pauschale vollständig erstattet und der Eintrag gelöscht.
• Vorauszahlungspflicht und Sperre nach dem dritten No-Show: Diese Folgen treten automatisch ein, werden dir aber mit Begründung mitgeteilt und unterliegen demselben Widerspruchsweg. Ein Ermessen des Systems gibt es nicht.
• Moderation: Filter markieren Inhalte nur zur Prüfung; jede Entfernung oder Einschränkung entscheidet ein Mensch (siehe Kontaktstellen nach dem DSA).
• Du hast das Recht, in diesen Fällen das Eingreifen einer Person zu verlangen, deinen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten (Art. 22 Abs. 3 DSGVO); schreib dafür an support@benynow.com oder privacy@benynow.com.

A23. Kundenakte und Zugriff durch BENY-Mitarbeitende

Mitarbeitende von BENY arbeiten in einem Backoffice. Für jede Kundin und jeden Kunden zeigt es eine Kundenakte, die die vorhandenen Daten zu deinem Konto an einer Stelle zusammenführt; sie ist keine zweite Datensammlung. Sie zeigt: Stammdaten und gespeicherte Adressen, Fahrzeuge, Aufträge und Angebote, Zahlungen, Guthaben und coins, Stornierungen, Widerrufe und Erstattungen, No-Show-Vorgänge, Support-Anfragen, Einwilligungen, Newsletter, interne Notizen, Beschwerden und Aufgaben (A24), das Versandprotokoll (A11), Finanzbuchungen (A25), Einträge im Risiko-Register, Datenschutzanfragen (A26), Aufbewahrung und Sperren (A21) sowie einen zeitlichen Verlauf.

• Anmeldung nur mit zweitem Faktor: Jedes Konto mit Zugang zum Backoffice meldet sich mit Passwort und einem zweiten Faktor an (Abschnitt 5); ohne eingerichteten zweiten Faktor ist das Backoffice nicht erreichbar.
• Rollen und Berechtigungen: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat eine Rolle (z. B. Support, Finanzen, Partnerbetreuung, Compliance) mit genau den Berechtigungen, die für die Aufgabe nötig sind; ohne Berechtigung ist ein Bereich nicht erreichbar.
• Maskierte Angaben: Telefonnummer, Geburtsdatum, Führerscheinnummer, Anschrift, gespeicherte Adressen und Zahlungsreferenzen werden in der Kundenakte maskiert angezeigt. Vollständig sehen sie nur Mitarbeitende mit einer besonderen Berechtigung, nach erneuter Eingabe ihres Passworts und jeweils nur ein Feld; jede solche Einsicht protokollieren wir mit Person, Zeitpunkt und Feld, aber ohne den angezeigten Wert. Name und E-Mail-Adresse sind nicht maskiert.
• Zugriffsprotokoll: Wir protokollieren, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter deine Kundenakte geöffnet hat (höchstens ein Eintrag je Person, Akte und Stunde).
• Änderungsprotokoll: Änderungen und geschützte Aktionen protokollieren wir mit Person, Zeitpunkt, Aktion, betroffenen Feldern, gekürzter IP-Adresse und gegebenenfalls der Begründung. Das Protokoll ist gegen nachträgliche Änderung gesichert. Passwörter, Zugangstoken und Bankdaten schreiben wir nie hinein; den Text interner Notizen kopieren wir nicht in das Protokoll.
• Geschützte Aktionen: Für Aktionen mit besonderer Tragweite (z. B. Erstattungen, Buchungen von coins von Hand, Exporte, die Anonymisierung eines Kontos) geben Mitarbeitende ihr Passwort erneut ein und begründen die Aktion; einzelne Aktionen – etwa die Anonymisierung eines Kontos und große Exporte – muss eine zweite Person freigeben.
• Exporte: Listen mit Kundendaten können nur Mitarbeitende mit einer eigenen Berechtigung exportieren, mit Begründung; jeder Export wird protokolliert. Freitexte (z. B. Notizen) sind in Listenexporten nicht enthalten.
• Kein Supportzugriff „als du": Eine Funktion, mit der sich Mitarbeitende in deinem Namen in dein Konto einloggen, gibt es nicht. Ebenso gibt es keinen besonderen Notfallzugang zu Dokumenten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragsdurchführung, Kundenservice, Sicherheit und Missbrauchsabwehr) und Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).
• Speicherdauer der Protokolle: Abschnitt A21.

A24. Interne Notizen, Beschwerden, Aufgaben und Suche

• Notizen und Telefonnotizen: Mitarbeitende können zu deiner Kundenakte, zu einem Auftrag oder zu einem Partner eine interne Notiz oder eine Telefonnotiz anlegen (Freitext, Verfasserin oder Verfasser, Zeitpunkt, gegebenenfalls ein Wiedervorlagedatum). Frühere Fassungen einer geänderten Notiz bleiben gespeichert.
• Beschwerden: Eine Beschwerde von dir oder über einen Vorgang erfassen wir mit Text, Stand (offen, in Bearbeitung, erledigt), zuständiger Person und dem betroffenen Auftrag oder Partner.
• Aufgaben: Für die Bearbeitung legen Mitarbeitende oder das System Aufgaben an (Titel, Beschreibung, Fälligkeit, zuständige Person), die auf dich, einen Auftrag oder eine Rücksendung verweisen können – zum Beispiel für eine offene Erstattung oder eine überfällige Prüfung einer Rücksendung.
• Risiko-Register: Vermerke und Einschränkungen zu einem Konto (z. B. eine Sperre nach wiederholtem Missbrauch) werden mit Begründung, Zeitpunkt und Prüftermin geführt; eine Einschränkung deines Kontos setzt immer eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, und du erhältst die Gründe (AGB § 16).
• Wer sie sieht: nur Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen; Partner sehen Notizen zu deiner Person nicht.
• Suche: Mitarbeitende können nach Kundennummer, Name, E-Mail-Adresse, vollständiger Telefonnummer, Kennzeichen oder Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Auftrags-, Rechnungs- und Anfragenummern suchen. Die Trefferliste zeigt Name, Kundennummer und E-Mail-Adresse, aber weder Telefonnummer noch Anschrift oder den Text von Notizen. Suchbegriffe protokollieren wir nicht.
• Auskunft: Du hast auch zu diesen Daten ein Recht auf Auskunft (Abschnitt 4). In der automatisch erzeugten Auskunftsdatei (A26) sind Notizen, Beschwerden, Aufgaben und Protokolle derzeit nicht enthalten; wir stellen sie auf deinen Antrag gesondert zusammen, soweit nicht Rechte anderer Personen entgegenstehen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Kundenservice, Bearbeitung von Beschwerden, Nachvollziehbarkeit).
• Speicherdauer: Eine feste Löschfrist ist noch nicht festgelegt (A21). Löschst du dein Konto, ersetzen wir den Inhalt durch den Hinweis „Inhalt bei Anonymisierung entfernt"; Art, Stand, Daten und Verknüpfungen des Eintrags bleiben.

A25. Finanzjournal und Belegregister

• Finanzjournal: Jede Geldbewegung zu einem Auftrag (Zahlung, Erstattung, Anteil des Partners, Servicegebühr, Auszahlung) buchen wir in einem Journal. Ein Eintrag enthält deine Kundennummer bzw. Konto-Kennung, die Art und die Nummer des Auftrags, die Referenz des Zahlungsdienstleisters (z. B. die Kennung der Zahlung oder Erstattung bei Stripe), Betrag, Datum und gegebenenfalls den zugehörigen Beleg. Einträge werden nur hinzugefügt, nie geändert oder gelöscht. Zahlungsreferenzen sehen Mitarbeitende nur mit einer besonderen Berechtigung vollständig.
• Belegregister: Jeder Beleg (z. B. dein Beleg zu einem Auftrag, Rechnungen und Korrekturbelege im Shop) wird in einem Register geführt: Belegart und -nummer, deine Kundennummer, dein Name als Empfängerin oder Empfänger, der Auftrag, der Bruttobetrag, das Datum, der Zahlungsstand sowie Speicherort und Prüfsumme der Datei.
• Nach der Löschung deines Kontos bleiben diese Einträge und die gespeicherten Beleg-Dateien als Buchhaltungsunterlagen erhalten – mit deiner Kundennummer, den Zahlungsreferenzen und den Angaben, die auf dem Beleg stehen (A3). Ändern dürfen wir ausgestellte Belege nicht.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG (Aufbewahrungspflichten); Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abrechnung); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit der Zahlungsflüsse).
• Speicherdauer: mindestens für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; eine Löschung danach ist noch nicht eingerichtet (A21). Empfänger: unsere Steuerberatung (A8).

A26. Datenschutzanfragen

Wenn du eines deiner Rechte nach Abschnitt 4 ausübst, führen wir dazu einen Vorgang: eine Vorgangsnummer (Format BENY-DS- mit Jahr und laufender Nummer), die Art der Anfrage (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch), den Eingangsweg (Konto, E-Mail, Brief, Telefon, persönlich), das Eingangsdatum und die Frist, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse zum Zeitpunkt der Anfrage, die Art der Identitätsprüfung, den Bearbeitungsstand, unsere Antwort und – bei einer Auskunft – die erzeugte Datei. Einen Widerspruch gegen Werbung vermerken wir zusätzlich so, dass deine Adresse auf die Sperrliste für den Newsletter kommt (A11).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 12 bis 22 DSGVO; für den Nachweis der Bearbeitung Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
• Speicherdauer: Die Vorgänge bleiben auch nach der Löschung deines Kontos gespeichert, damit wir die Bearbeitung nachweisen können. Drei Jahre nach Abschluss der Anfrage werden sie nach Freigabe durch Mitarbeitende anonymisiert: Auskunftsdatei, Antwortschreiben und Freitexte werden entfernt; Vorgangsnummer, Art, Daten und Ergebnis bleiben als Nachweis (A21). Die Dateien zu einer Anfrage speichern wir zusätzlich verschlüsselt (A14).

A27. Shop: Sendungen und Rücksendungen

• Bestellung und Versand: Zu einer Bestellung speichern wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer und die Lieferanschrift so, wie du sie bei der Bestellung angegeben hast. Der Händler erhält diese Angaben, um zu liefern; auf dem Lieferschein, den er erzeugen kann, steht deine vollständige Lieferanschrift. Mitarbeitende von BENY sehen die Lieferanschrift maskiert.
• Sendungen und Pakete: Je Sendung und Paket speichern wir die enthaltenen Artikel, eine Paketreferenz von BENY, den Paketdienst, die Sendungsnummer und den Sendungsverlauf (Stand, Zeitpunkt, Ort, Quelle der Meldung). Paketdienst, Sendungsnummer und Stand trägt der Händler ein; BENY übermittelt keine Daten an Paketdienste und ruft dort derzeit keine Daten ab. Der Link zur Sendungsverfolgung führt auf die Website des Paketdienstes; erst wenn du ihn anklickst, erhält der Paketdienst deine IP-Adresse und die Sendungsnummer.
• Rücksendungen: Meldest du eine Rücksendung an, speichern wir die Artikel und Mengen, den Grund, deine Begründung, deine Fotos, Paketdienst und Sendungsnummer der Rücksendung, das Ergebnis der Prüfung durch den Händler (mit Grund und seinen Fotos), einen Einspruch mit deinem Text und die Entscheidung von BENY. Der Händler sieht dazu deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer, deine Begründung und deine Fotos; du siehst nach seiner Entscheidung seine Fotos. Mitarbeitende von BENY sehen alles zur Rücksendung.
• Rücksendeschein: Der Rücksendeschein wird bei jedem Abruf neu erzeugt und nicht gespeichert. Er enthält die Anschrift des Händlers als Empfänger, deinen Namen als Absender, die Paketreferenz, die Nummer der Rücksendung und der Bestellung, den Grund und die Artikel – keine Preise und nicht deine Anschrift.
• Fotos: Fotos zu einer Rücksendung liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und sind nur für dich, den betroffenen Händler und Mitarbeitende von BENY abrufbar. Metadaten wie GPS-Position entfernen wir beim Hochladen (A14). Bitte lade keine Fotos hoch, auf denen andere Personen oder nicht benötigte persönliche Angaben zu sehen sind.
• Widerruf: Wählst du als Grund den Widerruf, legen wir zusätzlich einen Widerrufsvorgang mit Vorgangsnummer, deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse, dem Wortlaut der Erklärung, dem Zeitpunkt und deiner gekürzten IP-Adresse an und bestätigen dir den Eingang per E-Mail (A29).
• Merkliste: Bist du angemeldet, kannst du Artikel auf deine Merkliste setzen. Wir speichern dazu in deinem Konto nur, welchen Artikel du wann gemerkt hast. Die Merkliste siehst nur du; Händler erfahren nicht, wer einen Artikel gemerkt hat, und wir werten sie nicht für Werbung, Empfehlungen oder Profile aus. Du kannst jeden Eintrag jederzeit entfernen. Löschst du dein Konto, löschen wir die Merkliste (A3); in der Auskunft über deine Daten ist sie enthalten. Ohne Konto gibt es keine Merkliste.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kaufvertrag mit dem Händler, Plattformnutzung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Nachweis von Widerruf, Rücksendung und Erstattung).
• Speicherdauer: wie Bestelldaten (A4). Eine eigene Löschfrist für Fotos und Sendungsverläufe ist noch nicht festgelegt (A21).

A28. Blog

Im BENY-Blog veröffentlichen wir Beiträge rund um Fahrzeug und Mobilität. Der Blog hat keine Kommentar- und keine Bewertungsfunktion; wir zählen nicht, wer welchen Beitrag liest, und setzen dort keine zusätzlichen Technologien ein. Beim Aufruf gelten nur die allgemeinen Angaben aus Abschnitt A2. Als Verfasserin oder Verfasser nennen wir einen Redaktionsnamen (z. B. „BENY Redaktion"), keine Namen von Mitarbeitenden. Beiträge, die für einen Partner oder Dritten werben, kennzeichnen wir mit „Anzeige".

A30. Terminarten, Unterlagen zur Anfrage und Kfz-Versicherung

Termine vor Ort, am Telefon oder per Video (Gutachten, Rechtsberatung, Kfz-Versicherung): Wir speichern die gewählte Terminart mit deiner Anfrage. Wählst du einen Telefontermin, geben wir die Telefonnummer, die du dafür angibst, an den Partner weiter, sobald er den Termin bestätigt hat – nur, damit er dich zum Termin anrufen kann. Bei einem Videotermin trägt der Partner den Link zu einem Videodienst ein, den er selbst auswählt; wir zeigen dir den Link nach der Bestätigung und senden ihn dir per E-Mail. BENY betreibt diesen Dienst nicht und übermittelt ihm keine Daten; wenn du den Link öffnest, gelten die Datenschutzhinweise des Dienstes und des Partners. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Angaben und Unterlagen zu einer Gutachten-Anfrage: Du kannst freiwillig Schadenstag, Fahrbereitschaft und Schadensort angeben und bis zu acht Dateien hochladen; dafür bitten wir um deine Zustimmung. Die Besichtigungsanschrift speichern wir mit ihren Koordinaten. Angaben und Dateien sehen nur du, die oder der angefragte Sachverständige und Mitarbeitende von BENY; die oder der Sachverständige kann eigene Unterlagen zum Auftrag hinzufügen, und ihre oder seine Angabe, ob du sie oder ihn beauftragt hast, speichern wir am Auftrag. Die Dateien liegen zusätzlich verschlüsselt in einem nicht öffentlichen Speicher (A14). Die Dateien, die du beigefügt hast, löschen wir 90 Tage nach Abschluss oder Ende des Auftrags, nachdem Mitarbeitende die vom System vorgeschlagene Löschung freigegeben haben (A21); die Unterlagen der oder des Sachverständigen und die übrigen Angaben werden wie die Buchungsdaten aufbewahrt. Bei Löschung deines Kontos gilt A3. Vor der Zahlung einer KI-Schadeneinschätzung bestätigst du, dass wir deine Fotos und Angaben dafür verarbeiten dürfen; den Zeitpunkt speichern wir mit dem Zahlungsvorgang (A19). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Werkstatt, Shop und Mietwagen: Ein Fahrzeug, das du in der Werkstattsuche angibst (aus „Meine Fahrzeuge" oder von Hand, z. B. HSN/TSN), merken wir uns für die Dauer deiner Sitzung, damit du es nicht erneut eingeben musst; eine Abfrage bei Dritten findet nicht statt. Im Shop gilt dasselbe für Baujahr und Motorkennung, die du für die Passgenauigkeit angibst. Das Alter, das du in der Mietwagensuche angibst, verwenden wir dort nur als Filter. Buchst du einen Mietwagen, speichern wir das Alter der Fahrerin oder des Fahrers, das du vor der Buchung angibst und bestätigst, an der Buchung; der Vermieter sieht es dort, um es bei der Abholung zu prüfen. Bei einer Einwegmiete speichern wir außerdem die Rückgabestation und die Einweggebühr. Deine Sternebewertung einer abgeschlossenen Anmietung speichern wir an der Buchung; veröffentlicht werden nur Durchschnitt und Anzahl je Vermieter, ohne deinen Namen (A10).

Fotos zu einer Angebotsanfrage in der Werkstatt: Du kannst deiner Angebotsanfrage freiwillig bis zu fünf Fotos beifügen (JPG, PNG oder WebP, je höchstens 8 MB), damit die Werkstatt den Aufwand einschätzen und ein Angebot erstellen kann. Empfänger ist die Werkstatt, an die du die Anfrage richtest; sie sieht die Fotos zusammen mit der Anfrage, also schon vor einer Buchung. Außer ihr können nur du und Mitarbeitende von BENY sie abrufen. Die Fotos liegen bei den Dateien des Auftrags in einem nicht öffentlichen Speicher; Metadaten wie GPS-Position entfernen wir beim Hochladen (A14). Was auf einem Foto zu sehen ist, können wir nicht unkenntlich machen – bitte lade keine Fotos hoch, auf denen Personen, Kontaktdaten oder andere nicht benötigte Angaben zu erkennen sind. Aufbewahrt werden die Fotos wie die Daten des Auftrags (A4, A21); eine eigene Löschfrist ist noch nicht festgelegt. Löschst du dein Konto, löschen wir die Fotos nicht abgeschlossener Aufträge; die Fotos abgeschlossener Aufträge bleiben beim Auftrag (A3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Vertrags mit der Werkstatt auf deine Anfrage).

Kfz-Versicherung (Beratungstermin): Für eine Terminanfrage bei einem Versicherungspartner verarbeiten wir dein Anliegen (neue Versicherung, Wechsel, bestehender Vertrag, Schadenfall), die Terminart, den Wunschtermin, deinen Namen, deine freiwilligen Angaben zur Vorbereitung (höchstens 300 Zeichen), bei einem Telefontermin deine Telefonnummer und – nur wenn du es gesondert ankreuzt – Daten eines Fahrzeugs aus „Meine Fahrzeuge" (Bezeichnung, Baujahr, Erstzulassung, HSN/TSN, Kraftstoff; nicht Kennzeichen und nicht die Fahrzeug-Identifizierungsnummer). Außerdem speichern wir den Verlauf der Anfrage (angefragt, bestätigt, Terminvorschlag, abgelehnt, abgesagt) und deine Bewertung.

• Weitergabe nur mit Einwilligung: Diese Angaben übermitteln wir an den von dir ausgewählten Versicherungspartner erst, wenn du im Formular ausdrücklich eingewilligt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne Einwilligung wird die Anfrage nicht gesendet. Du kannst die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen (privacy@benynow.com); die bis dahin erfolgte Übermittlung bleibt rechtmäßig.
• Rolle des Partners: Der Versicherungspartner verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher für die Beratung und für seine gesetzlichen Pflichten. Was du mit ihm im Termin besprichst und ob du einen Vertrag schließt, erfährt BENY nicht.
• Keine Beratung, kein Profil: BENY wertet dein Anliegen nicht aus, vergleicht keine Tarife und nutzt diese Daten nicht für Werbung.
• Bitte keine Gesundheitsdaten in die Angaben zur Vorbereitung eintragen.
• Speicherdauer: wie Buchungsdaten (A21).

A29. Nachweise über Einwilligungen und Erklärungen

Damit wir nachweisen können, was du erklärt hast, speichern wir:

• Auswahl im Einwilligungsbanner: siehe Cookie-Richtlinie, Abschnitt 2 (pseudonyme Kennung, Auswahl, Version, Zeitpunkt, gekürzte IP-Adresse; nicht mit deinem Konto verknüpft; keine Browserkennung bei neuen Einträgen).
• Erklärung zum vorzeitigen Beginn einer Leistung (§ 356 Abs. 4 BGB): dein Konto, den Vertrag, den genauen Wortlaut der Erklärung mit einem Prüfwert, die dann geltende Fassung der Widerrufsbelehrung, den Zeitpunkt und ob du sie auf der Website oder in der App abgegeben hast. Der Eintrag wird mit der Zahlung angelegt und nicht mehr geändert; wir bestätigen dir die Erklärung in der Buchungsbestätigung.
• Widerruf: Vorgangsnummer, Vertrag und Bestellnummer, dein Name und deine E-Mail-Adresse, den Wortlaut und den Zeitpunkt deiner Erklärung, den Eingang, das Fristende, deine gekürzte IP-Adresse, den Bearbeitungsstand, die Fassung der Widerrufsbelehrung, die bei Vertragsschluss galt, den Zeitpunkt des Vertragsschlusses bzw. der Zustellung der Ware und den Versand der Eingangsbestätigung.
• Newsletter: siehe A11.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO, § 312f, § 356 und § 356a BGB sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis und Verteidigung von Rechtsansprüchen).
• Speicherdauer: Die Fristen sind noch nicht festgelegt; bis dahin werden diese Nachweise nicht automatisch gelöscht (A21). Sie bleiben auch nach der Löschung deines Kontos erhalten (A3).

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Teil B – Datenschutzhinweise für Partner

Diese Hinweise richten sich an Inhaberinnen und Inhaber, gesetzliche Vertreter, Mitarbeitende und Fahrerinnen und Fahrer unserer Partnerunternehmen. Wir sprechen Sie hier – wie in allen Partnertexten – mit „Sie" an.

B1. Registrierung, Partnerakte und Onboarding

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, Nachname, Mobilnummer, geschäftliche E-Mail, Unternehmensname, Rechtsform, Geschäftsadresse, Modul/Kategorie und Anzahl der Standorte. Im Onboarding kommen die gesetzlich erforderlichen Unternehmens-, Register- und Steuerdaten, Angaben für das Impressum auf dem Partnerprofil, Nachweise über Erlaubnisse und Qualifikationen sowie Bankdaten hinzu.

Für jedes Partnerunternehmen führen wir eine Partnerakte mit einer dauerhaften Partnernummer. Sie enthält:

• Unternehmensdaten: Firma bzw. Name, Rechtsform, Register- und Steuerangaben (USt-IdNr., Steuernummer, Kleinunternehmerstatus), Vertretungsberechtigte, bei Einzelunternehmen Vor- und Nachname der Inhaberin oder des Inhabers, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Website sowie Angaben zu Kammer und Verbraucherstreitbeilegung,
• Anschriften (z. B. Geschäfts-, Post- und Rechnungsanschrift, Betriebsstätten),
• Ansprechpersonen Ihres Unternehmens: Anrede, Name, Funktion, Zuständigkeit, Telefon- und Mobilnummer, E-Mail-Adresse,
• die Modulkonten und Modulverträge Ihres Unternehmens (Vertragsnummer, Paket, Preise, Probephase, Laufzeit, Kündigung, Provisionssätze),
• Nachweise und Vertragsunterlagen (B12), Zahlungsdaten und Rechnungen (B13), Ihre Zustimmungen (B7), den Stand der Prüfung und den Änderungsverlauf (B14).

Um doppelt angelegte Akten zu erkennen, gleichen wir USt-IdNr., Registernummer und Namen mit vorhandenen Akten ab. Zusammengeführt werden Akten nur von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, nie automatisch.

Die Unternehmensdaten sehen Sie im Partnerportal unter „Mein Unternehmen"; Änderungen nehmen Mitarbeitende von BENY auf Ihre Mitteilung vor.

• Ansprechpersonen: Nennen Sie uns Mitarbeitende als Ansprechpersonen, verarbeiten wir deren Daten, um den Vertrag mit Ihrem Unternehmen durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte geben Sie ihnen diese Hinweise weiter.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten).
• Die Datenschutzhinweise für Partner sind eine Information, keine Einwilligung. Im Partnerportal bestätigen Sie nur, dass Sie sie zur Kenntnis genommen haben (B7).

B2. Identitätsprüfung und Zahlungskonto (Stripe)

Die Identitätsprüfung (KYC) und das Zahlungskonto übernimmt Stripe im Rahmen des Stripe Connected Account Agreement. Stripe verarbeitet dabei Daten in eigener Verantwortung (siehe A7). Eine Kopie Ihres Personalausweises verlangt BENY selbst nicht (B12). Für den Einzug von Paketentgelten per SEPA-Lastschrift gilt B13.

B3. Steuerliche Meldepflichten (DAC7) und Umsatzsteuer

Nach dem Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG) sind wir verpflichtet, bestimmte Daten über Partner zu erheben, zu prüfen und jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden (u. a. Name, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr., bei natürlichen Personen Geburtsdatum, bei Gesellschaften Registernummer, Bankverbindung sowie die gezahlten Vergütungen und einbehaltenen Gebühren). Wir informieren Sie vor der Meldung und stellen Ihnen die gemeldeten Daten zur Verfügung. Bei Händlern im Shop prüfen wir zudem die USt-IdNr. (§§ 22f, 25e UStG).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Speicherdauer: 10 Jahre.

B4. Bonitätsprüfung

Vor der Aktivierung eines kostenpflichtigen Partnerpakets prüfen wir die Bonität des Unternehmens anhand öffentlich zugänglicher Quellen (z. B. Handelsregister, Insolvenzbekanntmachungen). Eine Auskunftei setzen wir derzeit nicht ein; sollte sich das ändern, informieren wir Sie vorab. Eine Ablehnung erfolgt nicht allein aufgrund eines Scorewerts; die Entscheidung trifft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter (B10).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Zahlungsausfällen).

B5. Sanktionslistenprüfung

Wir gleichen Partnerunternehmen und ihre Vertreter mit den Sanktionslisten der EU ab.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

B6. Kommunikation, Partnerbetreuung und Werbung

Wir verarbeiten Kontaktdaten sowie Notizen, Telefonnotizen, Beschwerden und Aufgaben zu Ihrer Partnerakte, um Partner zu betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Den Newsletter für Partnerbetriebe senden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sie bestellen ihn im Partnerportal unter „Mein Unternehmen" oder über das freiwillige Kästchen im Bewerbungsformular (B16) und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in). Dafür gilt, was in Abschnitt A11 zum Newsletter steht (Nachweis mit gekürzter IP-Adresse, Abmeldung, Sperrliste, kein Tracking von Öffnungen und Klicks, Speicherdauer); der Einwilligungstext für Partner ist ein eigener. Werbeanrufe erfolgen nur mit Einwilligung. Sie können Einwilligungen jederzeit widerrufen. Für Kontakte vor einem Vertrag gilt B16.

B7. Nachweis von Zustimmungen

Wenn Sie den Partner-AGB zustimmen oder die Datenschutzhinweise für Partner zur Kenntnis nehmen, speichern wir je Partnerkonto:

• welchen Text Sie bestätigt haben (Partner-AGB oder Datenschutzhinweise) und in welcher Fassung (Version),
• Datum und Uhrzeit,
• die gekürzte IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent),
• die Art der Bestätigung: im Partnerportal, in der App, durch ein unterschriebenes Dokument oder durch Erfassung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters von BENY – in den beiden letzten Fällen auch, wer den Eintrag erfasst hat, und gegebenenfalls das Dokument als Nachweis,
• Ihr Unternehmen und Ihren Modulvertrag,
• den Status des Eintrags (gültig, durch eine neuere Fassung ersetzt oder zurückgenommen).

Jede veröffentlichte Fassung eines Rechtstexts bewahren wir als unveränderte Kopie mit einer Prüfsumme auf, damit nachweisbar bleibt, welcher Wortlaut bestätigt wurde. Ändert sich ein Text wesentlich, kündigen wir das per E-Mail an (B15) und bitten Sie im Partnerportal um eine erneute Bestätigung; bis dahin erscheint dort ein Hinweis. Jede Bestätigung bestätigen wir Ihnen per E-Mail mit der bestätigten Fassung als PDF. Ihre Bestätigungen und die bestätigten Fassungen sehen Sie im Partnerportal unter „Mein Unternehmen".

• Die Bestätigung der Datenschutzhinweise ist keine Einwilligung; sie dient nur dem Nachweis, dass Sie die Information erhalten haben.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (Vertragsdurchführung, Nachweispflichten, Nachweis des Vertragsinhalts).

B8. Fahrerstandort (Abschleppdienst)

Für die Standortdaten Ihrer Fahrerinnen und Fahrer sind Sie als Arbeitgeber Verantwortlicher (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b–f DSGVO); BENY verarbeitet sie als Ihr Auftragsverarbeiter. Zweck ist, Ihnen passende Abschleppaufträge zu vermitteln, Ihre Einsätze durchzuführen und der Kundschaft die Anfahrt in Ihrem Namen anzuzeigen (Erfüllung des Vertrags mit der Kundschaft).

• Verfügbarkeit: Je Fahrerin oder Fahrer speichern wir einen einzigen Datensatz: Online-Status und Zeitpunkt des Online-Gehens, letzte Position (Koordinaten, Genauigkeit, Fahrtrichtung) und deren Zeitpunkt. Die Position wird nur gespeichert, solange die Person online ist; Ausnahme ist ein angenommener, noch laufender Einsatz. Die App sendet die Position alle 60 Sekunden, während eines Einsatzes alle 10 Sekunden. Jede neue Position überschreibt die vorherige; ein Verlauf entsteht nicht. Online und offline schalten die Fahrerin oder der Fahrer in der App selbst oder Sie für Ihre Fahrerinnen und Fahrer.
• Löschung: Beim Offline-Gehen löschen wir die Position sofort. Kommt 15 Minuten lang keine neue Position, löschen wir sie und setzen die Person offline; das prüfen wir alle 5 Minuten, also spätestens nach 20 Minuten. Positionen, die älter als 2 Minuten sind, gelten nicht als verfügbar.
• Vor der Buchung: Die Kundschaft sieht verfügbare Abschleppfahrzeuge nur mit einer ungefähren Position (um 200 bis 400 m verschoben) und ohne Firmen- oder Fahrernamen.
• Während eines Einsatzes: Ab der Annahme des Auftrags bis zu seinem Ende speichern wir die Wegpunkte des Fahrzeugs und am Auftrag die jeweils letzte Position, damit die Kundschaft die Anfahrt live verfolgen kann. Die genaue Position sieht die Kundschaft erst nach der Annahme. Endet der Auftrag (abgeschlossen, storniert, erstattet oder abgelehnt), löschen wir Wegpunkte und Position; eine Prüfung alle 5 Minuten stellt das zusätzlich sicher.
• Wer was sieht: Sie sehen im Partnerbereich den Online-Status und die aktuelle Position Ihrer eigenen Fahrerinnen und Fahrer, aber keinen Verlauf. BENY-Mitarbeitende sehen nur den Online-Status und den Zeitpunkt der letzten Position, nicht die Position selbst. Die Daten werden nicht zur Leistungsbewertung genutzt.
• Betriebsstandort: Live-Positionen überschreiben weder Ihren Betriebsstandort (Depot) noch Ihre Geschäftsadresse.
• HERE: Zur Berechnung von Route und Anfahrtszeit übermitteln wir Position, Abholort und Ziel – ohne Namen oder Fahrzeugdaten – über unsere Server an HERE Global B.V. als weiteren Auftragsverarbeiter (Abschnitt A12). Die Ergebnisse speichern wir 30 bis 60 Sekunden zwischen. Das Gerät der Kundschaft stellt keine Verbindung zu HERE her.

Eine Vorlage für die Information Ihrer Fahrerinnen und Fahrer (Art. 13 DSGVO) finden Sie im Partnerportal zum Drucken oder als PDF.

B9. Speicherdauer

Vertragsdaten bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Vertragsende; Daten zu Identität und Geschäftsprüfung 6 Monate nach Vertragsende, soweit nicht längere Pflichten gelten; Einwilligungsnachweise 3 Jahre nach Ende der Einwilligung; steuerliche Daten nach PStTG und UStG 10 Jahre; Rechnungen 8 Jahre; Protokolle zu Moderation, P2B-Maßnahmen und Beschwerden 6 Jahre.

Für die Partnerakte gilt außerdem:

• Nachweise und Vertragsunterlagen (B12) speichern wir versioniert. Eine neue Version ersetzt die frühere nicht; frühere Versionen sowie abgelehnte und archivierte Dokumente bleiben in der Partnerakte. Eine automatische Löschung nach einer festen Frist ist für diese Dokumente derzeit nicht eingerichtet. Maßgeblich für die Speicherdauer sind die Dauer des Vertragsverhältnisses und die danach laufenden Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.
• Rechnungen, Stornorechnungen, Forderungen, Einzüge und Mandate (B13) werden nach ihrer Ausstellung bzw. Erfassung nicht geändert und nicht gelöscht, solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen (Rechnungen 8 Jahre). Eine verschlüsselt gespeicherte IBAN eines Mandats in Papierform bleibt mit dem Mandat gespeichert, auch nach dessen Widerruf.
• Fassungen der Rechtstexte und Ihre Bestätigungen (B7) bewahren wir auf, solange das Vertragsverhältnis besteht und danach, solange sie als Nachweis des Vertragsinhalts benötigt werden.
• Änderungs- und Zugriffsprotokolle des Backoffice (B14): Eine automatische Löschung ist derzeit nicht eingerichtet.
• Protokoll der Mitteilungen an Partnerkonten (B15): Ein versandter Eintrag wird nicht geändert und nicht gelöscht; eine automatische Löschung ist derzeit nicht eingerichtet.
• Mahnschreiben und Mahnvorgänge (B17), Einschränkungen und ihre Mitteilungen (B18), Notizen und Aufgaben (B6), ausgeblendete Bilder (B19): Eine automatische Löschung ist derzeit nicht eingerichtet; die Fristen werden festgelegt.
• Interessentendaten (B16): Für nicht zustande gekommene Kontakte ist vorgesehen, Kontaktdaten und Freitexte nach einer festen Frist zu entfernen; die Regel ist noch nicht in Kraft.

Die Fristen im ersten Absatz dieses Abschnitts beschreiben, wie lange wir die Daten höchstens benötigen. Ein automatischer Ablauf, der sie nach diesen Fristen löscht, ist für die Partnerakte derzeit nicht eingerichtet. Unser Löschkonzept wird schrittweise in Kraft gesetzt (Abschnitt A21); bis dahin löschen wir auf Ihren Antrag, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Ihre Rechte nach B11 bleiben unberührt.

B10. Automatisiert vorbereitete Maßnahmen

Maßnahmen mit Wirkung auf Ihr Konto („Buchung eingeschränkt", „Auszahlung gesperrt", „Account gesperrt", eine einzelne angehaltene Auszahlung, Kündigung) setzt – mit der unten genannten Ausnahme bei Zahlungsbeanstandungen – eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von BENY von Hand, mit einer Begründung für Sie (B18; Partner-AGB § 21). Das System kann eine Maßnahme nur vorschlagen – zum Beispiel schlägt es bei einem Mahnvorgang ab der 2. Mahnung und nach 21 Tagen Überfälligkeit die Einschränkung der Buchung vor – und es führt interne Vermerke ohne Wirkung auf Ihr Konto (z. B. „Zahlung überfällig", „Rücklastschrift"). Die Prüfung Ihrer Bonität (B4) und die Sanktionslistenprüfung (B5) führen nie allein automatisiert zu einer Ablehnung.

Automatisch setzt das System in der Partnerakte nur Statusangaben, die Ihr Konto nicht einschränken:

• Ein Nachweis wird nach seinem Ablaufdatum als „abgelaufen" geführt. Er wird dadurch weder gelöscht, noch wird eine Leistung automatisch aus der Suche genommen.
• Ein Modulvertrag wechselt nach den vereinbarten Daten von der Probephase in „aktiv" und nach dem Vertragsende in „beendet".
• Der Stand des Onboardings wird aus den vorliegenden Angaben, Dokumenten und Bestätigungen abgeleitet (z. B. „Daten unvollständig", „Dokumente fehlen", „in Prüfung"). Die Stufen „verifiziert", „freigegeben" und „aktiv" setzt immer eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter; sie ändern die Buchbarkeit derzeit nicht.
• Rechnungen über Paketentgelte und Lastschrifteinzüge für fällige, versandte Rechnungen werden automatisch erstellt (B13). Einen erneuten Einzug nach einem Fehlschlag oder einer Rücklastschrift veranlasst nur eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter.
• Im Mahnverfahren schlägt das System den nächsten Schritt vor; jedes Mahnschreiben veranlasst derzeit eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter (B17).
• Einzige automatische Maßnahme mit Wirkung: Wird eine Zahlung der Kundschaft bei deren Bank beanstandet, hält das System die Auszahlung der Abrechnung an, die diese Buchung enthält, sobald der Zahlungsdienstleister die Beanstandung meldet, und gibt sie automatisch frei, wenn die Beanstandung zugunsten von BENY endet. Sie erhalten dazu eine E-Mail mit Buchung, Betrag, Grund und Nachweisfrist. Wer einen Verlust trägt, entscheidet immer eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter (Partner-AGB § 11 Nr. 15). Zum Streitfall speichern wir Ihr Unternehmen und Partnerkonto, die Buchung, den Betrag, den Stand, die Nachweisfrist, Ihre Nachweise und die Entscheidung.

Unabhängig davon ist ein Angebot nur buchbar, solange die Anbieterangaben vollständig sind; das prüft das System anhand der hinterlegten Angaben.

B11. Ihre Rechte

Sie haben dieselben Rechte wie in Abschnitt 4 beschrieben. Anfragen stellen Sie über die Seite „Datenschutz" im Partnerportal oder an privacy@benynow.com.

B12. Nachweise und Vertragsunterlagen

Im Partnerportal laden Sie unter „Mein Unternehmen" die Nachweise hoch, die wir für Ihre Rechtsform und Ihren Leistungsbereich verlangen (z. B. Gewerbeanmeldung, Handels- oder Gesellschaftsregisterauszug, Vertretungsnachweis, Vollmacht, Versicherungsnachweis, Handwerks- oder Fachnachweis, Meisterbrief, Genehmigung, Zertifikat). Vertragsunterlagen (z. B. Partnervertrag, Leistungs- und Vergütungsanlage, Datenschutzvereinbarung, Nachträge) und ein in Papierform erteiltes SEPA-Mandat legen Mitarbeitende von BENY in Ihrer Partnerakte ab.

• Was wir speichern: die Datei (PDF, JPG oder PNG, höchstens 10 MB), den ursprünglichen Dateinamen, Dateityp, Größe und eine Prüfsumme, den Dokumenttyp, die Version, Ausstellungs- und Ablaufdatum, wer die Datei wann hochgeladen hat (Ihr Partnerkonto oder BENY), den Stand der Prüfung (eingereicht, in Prüfung, freigegeben, abgelehnt, abgelaufen, archiviert), wer geprüft hat und wann, sowie bei einer Ablehnung die Begründung. Bei Fotos entfernen wir vor dem Speichern Metadaten wie GPS-Position und Kameradaten (A14).
• Keine Ausweiskopie: Eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses verlangen wir nicht; einen Dokumenttyp dafür gibt es nicht. Bitte laden Sie keine hoch und schwärzen Sie in anderen Dokumenten Angaben, die für den Nachweis nicht nötig sind.
• Daten weiterer Personen: Nachweise können Angaben zu natürlichen Personen enthalten (z. B. Inhaberin oder Inhaber, Geschäftsführung, Bevollmächtigte, Meisterin oder Meister). Wir verwenden sie nur, um Ihre Angaben und Erlaubnisse zu prüfen.
• Prüfung: Jedes Dokument prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von BENY und gibt es frei oder lehnt es mit Begründung ab. Stand und Begründung sehen Sie im Partnerportal.
• Versionen: Eine neue Version ersetzt die frühere nicht; frühere Versionen bleiben gespeichert (B9).
• Ablauf: Befristete Dokumente führen wir nach dem Ablaufdatum als „abgelaufen". Vor dem Ablauf erhalten Mitarbeitende von BENY einmal einen Hinweis; für freigegebene Nachweise, die Sie im Partnerportal sehen, erhalten auch Sie einmal eine Erinnerung per E-Mail (B15).
• Zugriff: Die Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicher. Ausgeliefert werden sie nur im Partnerportal an Konten Ihres eigenen Unternehmens (soweit das Dokument für Sie freigegeben ist) und im Backoffice an Mitarbeitende mit der Berechtigung für Dokumente. Vor jeder Auslieferung prüfen wir die Prüfsumme; stimmt sie nicht, wird die Datei nicht ausgeliefert. Für besonders gekennzeichnete Dokumente (Vertretungsnachweis, Vollmacht, SEPA-Mandat) ist eine zusätzliche Berechtigung nötig, und jedes Öffnen wird protokolliert (B14).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Partnervertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlich zur Prüfung verpflichtet sind, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Kundschaft und der Plattform vor unberechtigten Angeboten).
• Speicherdauer: B9.

B13. Paketrechnungen, Zahlungsdaten und SEPA-Lastschrift

Um Partnerpakete abzurechnen, verarbeiten wir die Daten Ihrer Modulverträge, Rechnungen und Stornorechnungen (Rechnungsempfänger, Anschrift, USt-IdNr., Leistungszeitraum, Beträge), offene Beträge, Zahlungseingänge und Lastschrifteinzüge.

• Rechnungen: Wir senden sie als PDF an die für Ihr Unternehmen hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse (ersatzweise an die E-Mail-Adresse des Unternehmens oder Ihres Partnerkontos) und zeigen sie im Partnerportal unter „Zahlungsdaten & Rechnungen". Jede Rechnung speichern wir unverändert mit einer Prüfsumme.
• SEPA-Lastschrift über Stripe: Das Mandat erteilen Sie auf einer von Stripe bereitgestellten Seite. Ihre vollständige IBAN geben Sie nur dort ein; sie liegt bei Stripe, nicht bei BENY. Wir speichern die Kennungen von Stripe für Kunde, Mandat und Zahlungsmittel, unsere eigene Mandatsreferenz, den Status des Mandats, den Namen der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers, die letzten vier Stellen der IBAN, einen nicht umkehrbaren Prüfwert des Kontos, die Bankleitzahl und das Datum der Erteilung. Als Nachweis speichern wir außerdem, welches Partnerkonto die Einrichtung wann begonnen hat, mit gekürzter IP-Adresse und Browserkennung.
• Rolle von Stripe: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) wickelt den Einzug für uns ab und verarbeitet Daten daneben in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (A7).
• Mandat in Papierform: Erfasst eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von BENY für Sie ein Mandat in Papierform, speichern wir Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bank, Mandatsdatum und – wenn vorhanden – das unterschriebene Mandat als Dokument (B12). Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert und im Backoffice nur mit den letzten Stellen angezeigt (B14).
• Überweisung: Zahlen Sie per Überweisung, erfasst eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Zahlungseingang mit Betrag, Datum und Verwendungszweck.
• Einzüge: Zu jedem Lastschrifteinzug speichern wir Betrag, Fälligkeit, die enthaltenen Rechnungen, den Status und die Rückmeldungen von Stripe (z. B. eingegangen, fehlgeschlagen, zurückgegeben mit Grund). Scheitert ein Einzug oder wird er zurückgegeben, informieren wir Sie per E-Mail.
• Widerruf des Mandats: Widerrufen Sie das Mandat im Partnerportal, speichern wir als Nachweis den Zeitpunkt, das Partnerkonto, die gekürzte IP-Adresse und die Browserkennung. Wir geben den Widerruf an Stripe weiter und vermerken, wann das geschehen ist. Richten Sie den Widerruf an partner@benynow.com, trägt ihn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Datum und Grund ein. Das Mandat bleibt als beendet gespeichert (B9).
• Händler im Shop: Die für Auszahlungen hinterlegte IBAN speichern wir ebenfalls verschlüsselt und zeigen sie nur maskiert an.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abrechnung des Partnervertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung).
• Empfänger: Stripe; im Übrigen die in A20 genannten Dienstleister, soweit sie beteiligt sind (z. B. E-Mail-Versand).
• Speicherdauer: B9.

B14. Zugriff durch BENY-Mitarbeitende und Protokolle

• Rollen und Berechtigungen: Mitarbeitende von BENY arbeiten im Backoffice mit einer Rolle (Partnerbetreuung, Finanzen, Support und Support-Leitung, Marketing, Redaktion, Compliance, Technik, Prüfung mit reinem Lesezugriff sowie Administration). Jede Rolle hat nur die Berechtigungen, die für ihre Aufgabe nötig sind; ohne Berechtigung ist ein Bereich nicht erreichbar. Zugriff auf Partnerakten haben Partnerbetreuung, Finanzen, Support und Support-Leitung, Compliance, Prüfung und Administration; Marketing sieht nur Interessentendaten (B16), Technik keine Partnerdaten.
• Anmeldung nur mit zweitem Faktor: Jedes Konto mit Zugang zum Backoffice meldet sich mit Passwort und einem zweiten Faktor an (Abschnitt 5); ohne eingerichteten zweiten Faktor ist das Backoffice nicht erreichbar. Für Partnerkonten gibt es derzeit keine Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Öffnen der Partnerakte: Wir protokollieren, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter eine Partnerakte geöffnet hat (höchstens ein Eintrag je Person, Akte und Stunde).
• Maskierte Angaben: Steuernummer und IBAN werden maskiert angezeigt. Die vollständige Steuernummer sehen nur Mitarbeitende mit einer besonderen Berechtigung. Für die vollständige IBAN sind zwei besondere Berechtigungen und die erneute Eingabe des Passworts nötig. Jede Einsicht protokollieren wir mit Person, Zeitpunkt und Feld, aber ohne den angezeigten Wert. IBAN, Passwörter und Zugangstoken schreiben wir nie in ein Protokoll.
• Besonders geschützte Aktionen: Für bestimmte Aktionen (z. B. ein Mandat erfassen oder widerrufen, einen Zahlungseingang buchen, eine Rechnung stornieren, eine Forderung ausbuchen, einen Einzug wiederholen, die Provision ändern, ein Konto sperren) geben Mitarbeitende ihr Passwort erneut ein; für Aktionen zu Geld und Verträgen ist außerdem eine Begründung nötig, die wir mit dem Vorgang speichern.
• Änderungsverlauf: Änderungen an Unternehmensdaten, Verträgen, Dokumenten, Bestätigungen und Zahlungsdaten protokollieren wir mit Person, Zeitpunkt, altem und neuem Wert und gegebenenfalls der Begründung.
• Suche und Auswertungen: Mitarbeitende können nach Partnernummer, Firma, Vertrags-, Rechnungs- und Mahnnummern suchen. Auswertungen für die Geschäftsführung zeigen Summen und Zahlen; ein Bericht je Partner nennt Firma, Partnernummer, Verträge, offene Forderungen und Mahnstufe und kann nur mit Begründung exportiert werden.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit, Schutz vor Missbrauch und Fehlern) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Art. 32 DSGVO).
• Speicherdauer der Protokolle: B9.

B15. Mitteilungen an Partnerkonten per E-Mail

Bestimmte Ereignisse teilen wir den Partnerkonten Ihres Unternehmens per E-Mail mit:

• einmal vor dem Ablauf eines freigegebenen Nachweises (B12),
• einmal vor dem Ende der kostenlosen Probephase eines Modulvertrags, mit dem Tag, ab dem das Paketentgelt anfällt, und dem Preis,
• wenn eine Kündigung eines Modulvertrags erfasst wurde, mit dem Tag des Eingangs und dem Vertragsende,
• wenn Sie den Partner-AGB zugestimmt oder die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben, mit der bestätigten Fassung als PDF (B7),
• wenn sich die Partner-AGB oder die Datenschutzhinweise wesentlich ändern, mit einer Zusammenfassung, dem Tag des Inkrafttretens und dem vollständigen Text als PDF (Partner-AGB § 24).
• Mahnschreiben (B17), die Begründung und die Aufhebung einer Einschränkung (B18), das Ausblenden eines Bildes (B19) und Mitteilungen zu einem Zahlungsstreit der Kundschaft; diese E-Mails werden im Versandprotokoll geführt (Empfängeradresse, Art der Nachricht, Betreff, Zeitpunkt, Prüfwert des Inhalts – nicht der Inhalt selbst).

Zu jeder Mitteilung führen wir ein Protokoll: Art der Mitteilung und Anlass (z. B. betroffener Vertrag, Nachweis oder betroffene Fassung), Partnerkonto, Unternehmen, E-Mail-Adresse, bei geänderten Rechtstexten der Tag des Inkrafttretens für Ihr Konto, Zeitpunkt des Versands sowie Zahl und Fehlermeldung fehlgeschlagener Versuche. Ein Konto erhält dieselbe Mitteilung nur einmal. Das Protokoll dient dem Nachweis, dass und wann wir Sie informiert haben; bei geänderten Partner-AGB bestimmt der Versandzeitpunkt, ab wann die Änderung für Ihr Konto frühestens gilt.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Partnervertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Mitteilungspflicht nach Art. 3 der Verordnung (EU) 2019/1150) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Mitteilung).
• Empfänger: unser E-Mail-Dienstleister (A11).
• Speicherdauer: B9.

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B20. Versicherungspartner und Terminarten

Versicherungspartner: Für den Bereich Kfz-Versicherung verarbeiten wir zusätzlich zu den Angaben nach B1 Ihre Beratungsthemen, Ihren Status nach § 34d Gewerbeordnung, Ihre Registernummer, die zuständige Industrie- und Handelskammer, Ihre Erstinformation (Text oder Link), Ihre Terminarten, Sprechzeiten und Ihren Kalender sowie den Vermerk, wer bei BENY Ihren Registereintrag wann geprüft hat. Ihren Status zeigen wir der Kundschaft vor einer Anfrage; Name, Registernummer, Kammer und Erstinformation spätestens mit der Bestätigung des Termins. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Informationspflichten im Versicherungsvertrieb), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Kundschaft vor Angeboten ohne Erlaubnis).

Terminarten (Gutachten, Rechtsberatung, Kfz-Versicherung): Wir speichern, welche Terminarten Sie anbieten, und zu einem bestätigten Videotermin den Link, den Sie eintragen. Für den von Ihnen gewählten Videodienst sind Sie verantwortlich. Die Telefonnummer der Kundschaft für einen Telefontermin erhalten Sie als eigener Verantwortlicher und nur für diesen Termin.

• Speicherdauer: B9.

B16. Interessenten: Kontakte vor einem Vertrag

Bevor ein Vertrag besteht, führen wir Unternehmen, die als Partner in Frage kommen, als Interessenten.

• Welche Daten: Firma, Website, Anschrift und Region; eine Ansprechperson mit Anrede, Vor- und Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer; die in Frage kommenden Leistungsbereiche; die Quelle des Kontakts; die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter; angebotenes Paket und besondere Konditionen; den Stand der Gespräche, den nächsten Schritt mit Datum, Notizen und Telefonnotizen, Aufgaben sowie – wenn kein Vertrag zustande kommt – den Grund.
• Woher die Daten stammen: aus Ihrer eigenen Anfrage (z. B. über das Bewerbungsformular auf unserer Website oder das Partnerportal), aus einer Empfehlung, von einer Messe oder Veranstaltung, aus sozialen Netzwerken, aus eigener Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen (Kaltakquise) oder aus einer von Mitarbeitenden eingelesenen Liste. Angaben aus dem Bewerbungsformular übernimmt das System unmittelbar als Interessenten-Eintrag; alle anderen Einträge erfassen Mitarbeitende von Hand oder lesen sie aus einer Liste ein.
• Bewerbungsformular („Als Partner bewerben"): Über das öffentliche Formular auf der Seite „Partner werden" können Sie sich ohne Konto bewerben.
  • Welche Daten Sie eingeben: Firmenname, auf Wunsch die Rechtsform, Vor- und Nachname der Ansprechperson, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort (wir speichern dazu die Koordinaten der Anschrift; zu Adressvorschlägen siehe A12), auf Wunsch Ihre Website, die gewählten Leistungsbereiche, auf Wunsch eine Nachricht (höchstens 1000 Zeichen) und auf Wunsch die Angabe, wie Sie von BENY erfahren haben. Dokumente, ein Passwort oder Zahlungsdaten fragen wir im Formular nicht ab. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt der Bewerbung sowie den Zeitpunkt und die Fassung der Datenschutzerklärung, auf die das Formular verweist.
  • Zweck: Bearbeitung Ihrer Bewerbung, Prüfung, ob eine Zusammenarbeit in Frage kommt, und Kontaktaufnahme mit Ihnen. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail; für Mitarbeitende entsteht eine Aufgabe zur Prüfung. Über die Bewerbung entscheidet immer eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter. Senden Sie innerhalb von 24 Stunden mit derselben E-Mail-Adresse und denselben Leistungsbereichen erneut, aktualisieren wir den vorhandenen Eintrag.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Das Pflichtkästchen im Formular ist keine Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Mit ihm bestätigen Sie, dass Sie die Bearbeitung Ihrer Bewerbung wünschen und diese Hinweise zur Kenntnis genommen haben.
  • Empfänger: die Mitarbeitenden von BENY, die mit der Gewinnung und Betreuung von Partnern befasst sind (siehe „Zugriff"). Eine interne Benachrichtigung per E-Mail an BENY nennt nur Firma, Leistungsbereiche und Ort. Für den Versand der E-Mails setzen wir unseren E-Mail-Dienstleister ein (A11). An andere Stellen geben wir die Bewerbung nicht weiter.
  • Speicherdauer: bis zur Entscheidung über Ihre Bewerbung. Danach gilt, was unten unter „Kommt ein Vertrag zustande" und „Kommt kein Vertrag zustande" steht; eine automatische Löschung nach einer festen Frist findet derzeit nicht statt.
  • Newsletter (freiwillig): Kreuzen Sie im Formular zusätzlich das Kästchen für den Newsletter für Partnerbetriebe an (es ist nicht vorausgewählt und für die Bewerbung nicht nötig), erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst nach Ihrer Bestätigung senden wir den Newsletter (Double-Opt-in, B6). Eine nicht bestätigte Anmeldung löschen wir nach 7 Tagen.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Anbahnung eines Partnervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie uns angesprochen haben; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser Interesse, geeignete Unternehmen als Partner zu gewinnen). Der Verarbeitung auf Grundlage von lit. f können Sie jederzeit widersprechen (Abschnitt 4); der Verarbeitung für Werbung ohne Angabe von Gründen.
• Information: Bewerben Sie sich über das Formular, erhalten Sie diese Hinweise dort über den Link zur Datenschutzerklärung (Art. 13 DSGVO). Haben wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben, erhalten Sie diese Hinweise mit unserer ersten Kontaktaufnahme (Art. 14 DSGVO).
• Kommt ein Vertrag zustande, übernehmen wir Firma, Website, Anschrift und die Ansprechperson in die Partnerakte (B1); Notizen und offene Aufgaben werden dort weitergeführt.
• Kommt kein Vertrag zustande: Es ist vorgesehen, die Angaben zur Ansprechperson und die Freitexte nach einer festen Frist zu entfernen; Firma, Stand und Grund bleiben für die Auswertung erhalten. Diese Regel ist noch nicht in Kraft (B9). Auf Ihren Antrag entfernen wir die Angaben sofort.
• Zugriff: Partnerbetreuung, Marketing und Administration.

B17. Mahnverfahren

Für fällige Paketentgelte und berechnete Rücklastschriftkosten führen wir einen Mahnvorgang (Partner-AGB § 11 Nr. 14).

• Welche Daten: die offenen Forderungen und Rechnungen, die Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung, Abgabe), zu jedem Schreiben Datum, Zahlungsziel, Beträge, die Empfängeradressen, die Angaben zu Aussteller und Empfänger zum Zeitpunkt des Schreibens und das Schreiben als PDF mit Prüfsumme; außerdem interne Begründungen, eine von Ihnen zugesagte Zahlung, eine Pause des Vorgangs und – bei einer Abgabe – eine interne Forderungsaufstellung mit dem Vermerk, an wen abgegeben wurde.
• Empfänger: Die Schreiben gehen per E-Mail an Ihre Partnerkonten und an die Rechnungs-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens und stehen im Partnerportal. Geben wir eine Forderung an eine Rechtsanwaltskanzlei oder ein Inkassounternehmen ab, übermitteln wir die Forderungsaufstellung und die zugehörigen Rechnungen dorthin (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Durchsetzung von Forderungen); das geschieht außerhalb der Plattform durch Mitarbeitende.
• Keine automatisierte Entscheidung: Jedes Schreiben veranlasst derzeit eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter; die Abgabe entscheiden zwei Personen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung und Abrechnung des Partnervertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrung von Handelsbriefen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Speicherdauer: B9.

B18. Einschränkungen und ihre Mitteilung

Einschränkungen und Vermerke zu einem Partnerkonto oder Unternehmen führen wir in einem Register (Partner-AGB § 21).

• Welche Daten: die Art (ohne Wirkung: „Beobachtung", „Zahlung überfällig", „Rücklastschrift / Rückbuchung", „Missbrauch-/Fraud-Prüfung"; mit Wirkung: „Buchung eingeschränkt", „Auszahlung gesperrt", „Account gesperrt"), das betroffene Konto oder Unternehmen, Beginn, Prüftermin und Ende, die interne Begründung, die Begründung für Sie, wer die Maßnahme gesetzt und aufgehoben hat, und ob ein Vermerk aus einem Ereignis übernommen wurde (z. B. aus einem Mahnvorgang oder einer Rücklastschrift).
• Mitteilung: Setzt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Maßnahme mit Wirkung, senden wir im selben Moment eine E-Mail mit Art, Wirkung, Umfang, Beginn und Begründung an das betroffene Partnerkonto bzw. an alle Partnerkonten des Unternehmens und an die Rechnungs-E-Mail-Adresse; dieselben Angaben stehen im Partnerportal. Auch die Aufhebung teilen wir mit. Vermerke ohne Wirkung teilen wir nicht gesondert mit; Sie können dazu Auskunft verlangen (B11).
• Zugriff: Mitarbeitende mit der Berechtigung für das Risiko-Register; setzen und aufheben können nur Mitarbeitende mit einer besonderen Berechtigung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Partnervertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Begründungspflicht nach Art. 4 der Verordnung (EU) 2019/1150) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Kundschaft und der Plattform, Nachweis).
• Speicherdauer: B9.

B19. Prüfung von Bildern

Geschäftsfotos, Leistungsbilder und Produktbilder im Shop, die Sie hochladen, sind sofort sichtbar und erscheinen innerhalb etwa einer Stunde in einer Medienübersicht für Mitarbeitende. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kann ein Bild ausblenden, das gegen die Partner-AGB verstößt; automatisierte Prüfungen des Bildinhalts setzen wir nicht ein. Wir speichern dazu das Bild, wer es wann ausgeblendet hat und die Begründung, verschieben die Datei in einen nicht öffentlichen Speicher (sie wird nicht gelöscht) und informieren Sie per E-Mail mit der Begründung. Antworten Sie auf diese E-Mail, prüfen wir die Entscheidung erneut.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Einhaltung der Partner-AGB, Schutz der Kundschaft).
• Speicherdauer: B9.

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Bewerbungen

Dieser Abschnitt betrifft Bewerbungen um eine Stelle bei BENY; die Bewerbung eines Unternehmens als Partner über das Formular ist in B16 beschrieben. Für Stellenbewerbungen betreibt BENY kein Bewerbungsportal. Bewerbungen richtest du per E-Mail an info@benynow.com. Wir verarbeiten deine Unterlagen zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG). Nach einer Absage löschen wir die Unterlagen spätestens 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern du nicht in eine längere Speicherung eingewilligt hast.

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4. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Mitteilung, welchen Empfängern wir eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung mitgeteilt haben (Art. 19 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Überprüfung automatisiert vorbereiteter Entscheidungen durch einen Menschen (Art. 22 Abs. 3 DSGVO; Abschnitt A22)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Wenn wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

So funktioniert es:

• Anfrage stellen: Schreib uns an privacy@benynow.com oder stelle die Anfrage angemeldet in deinem Profil unter „Datenschutz". Anfragen per Brief oder Telefon erfassen Mitarbeitende für dich. Jede Anfrage erhält eine Vorgangsnummer (A26).
• Identität: Bevor wir Daten herausgeben, ändern oder löschen, prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter deine Identität und vermerkt, auf welche Weise – zum Beispiel, dass die Anfrage aus deinem angemeldeten Konto kam oder dass du auf eine Rückfrage an deine hinterlegte E-Mail-Adresse geantwortet hast. Eine Ausweiskopie verlangen wir nicht. Nur bei begründeten Zweifeln fragen wir zusätzliche Angaben ab und sagen dir das sofort.
• Frist: Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang deiner Anfrage. Bei komplexen Anfragen können wir die Frist um bis zu zwei Monate verlängern; darüber und über die Gründe informieren wir dich innerhalb des ersten Monats.
• Auskunft und Datenübertragbarkeit: Wir erzeugen eine Datei in einem maschinenlesbaren Format (JSON) mit deinen Kontodaten, Fahrzeugen, Aufträgen und Buchungen aller Bereiche, deinen Nachrichten zu Aufträgen, Angeboten, Bestellungen im Shop, Support-Anfragen mit Antworten und Mitteilungen. Du rufst sie angemeldet in deinem Konto ab; per E-Mail versenden wir sie nicht. Weitere Angaben (z. B. interne Notizen, Protokolle über Zugriffe von Mitarbeitenden, Versandprotokoll) sind in dieser Datei derzeit nicht enthalten; wir stellen sie auf deinen Antrag gesondert zusammen (A24).
• Löschung: Eine Löschung deines Kontos auf Antrag muss eine zweite Person bei BENY freigeben; was dabei gelöscht wird und was wir aufbewahren, steht in A3.
• Berichtigung, Einschränkung und Widerspruch bearbeiten Mitarbeitende von Hand; du erhältst eine Antwort mit dem Ergebnis. Einen Widerspruch gegen Werbung setzen wir so um, dass deine Adresse keinen Newsletter mehr erhält (A11). Eine technische Funktion, die die Verarbeitung deiner gesamten Daten auf Knopfdruck einschränkt, gibt es derzeit nicht; zur Einschränkung von Belegen siehe A21.
• Daten im Auftrag eines Partners: Betrifft deine Anfrage Daten, die wir im Auftrag eines Partners verarbeiten (Rechtsberatung, MPU, Zulassungsunterlagen, Fahrerstandort), leiten wir sie an den verantwortlichen Partner weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Beschwerderecht: Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

5. Sicherheit

Wir übertragen Daten verschlüsselt (TLS) und vergeben Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip über Rollen und einzelne Berechtigungen (A23, B14). Im Backoffice gilt außerdem:

• Zwei-Faktor-Anmeldung ist für jedes Konto mit Zugang zum Backoffice Pflicht – für Administration ebenso wie für alle anderen Mitarbeiterkonten: Zum Passwort kommt ein zeitbasierter Einmalcode (Authenticator-App); für den Verlust des Geräts gibt es Wiederherstellungscodes. Ein Konto ohne eingerichteten zweiten Faktor erreicht keinen Bereich des Backoffice, sondern nur die Einrichtung. Nach mehreren falschen Codes wird die Anmeldung vorübergehend gesperrt. Für Partnerkonten gibt es derzeit keine Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Erneute Passworteingabe vor sensiblen Aktionen (gültig für 15 Minuten) und eine Pflichtbegründung bei Aktionen zu Geld, Verträgen und personenbezogenen Daten.
• Freigabe durch eine zweite Person für bestimmte Aktionen, unter anderem Änderungen an Rollen und Berechtigungen, das Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Anmeldung, die Anonymisierung eines Kundenkontos, große Exporte, den Versand eines Newsletters und die Freigabe von Löschungen besonders schutzwürdiger Daten.
• Änderungsprotokoll, das nur fortgeschrieben werden kann und dessen Unversehrtheit täglich geprüft wird; Zugriffs- und Exportprotokolle (A23).
• Maskierung sensibler Angaben in den Ansichten der Mitarbeitenden (A23, B14).

Sitzungen enden nach einer Zeit ohne Aktivität automatisch. Dateien liegen in nicht öffentlichen Speichern; bestimmte besonders schutzwürdige Dateien speichern wir zusätzlich verschlüsselt (A14 nennt, welche – und welche nicht). Backups werden verschlüsselt in der EU gespeichert (A21). Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden wir der Aufsichtsbehörde und – bei hohem Risiko – dir nach Art. 33 und 34 DSGVO.

6. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

7. Sprache

Dieser Text liegt ausschließlich in deutscher Sprache vor.